Intranet d’entreprise : Qu’est-ce que c’est et pourquoi vous en avez besoin

La mise en place d’un intranet dans votre entreprise améliore l’efficacité opérationnelle et renforce la communication interne. Dans cet article, nous analyserons les avantages de cet outil de communication et mettrons en évidence certaines de ses meilleures caractéristiques.

Qu’est-ce qu’un Intranet d’entreprise ?

Un intranet d’entreprise est une plateforme intelligente qui centralise les systèmes d’information et de communication internes d’une entreprise. Il s’agit d’un réseau exclusif à une organisation, c’est-à-dire que l’accès à son contenu est soumis à autorisation.

Un intranet d’entreprise est une solution sécurisée, contrôlée et très efficace qui peut être utilisée par des entreprises de toutes tailles, ainsi que par des organisations publiques, des universités et d’autres institutions. Cet article explique comment les entreprises peuvent tirer le meilleur parti de cet outil.

Utilisations d’un intranet d’entreprise

Un intranet d’entreprise offre une multitude de fonctionnalités, mais surtout, chaque entreprise peut adapter son intranet à ses besoins spécifiques. Toutes les organisations ne sont pas identiques et l’intranet peut être aussi simple ou aussi complexe que vous le souhaitez. En réalité, le choix des fonctionnalités les plus appropriées dépend d’un certain nombre de facteurs, comme les objectifs de votre entreprise, ses besoins spécifiques et sa taille. Cela peut aller de l’amélioration de la communication interne à la gestion des processus clés. Les possibilités sont infinies. Poursuivez votre lecture pour découvrir les 11 principales fonctionnalités qui vous aideront à tirer le meilleur parti de cet incroyable outil.

1. Gestion des ressources humaines : Du téléchargement des fiches de paie à la gestion des demandes de congés, en passant par l’autorisation des remboursements et la facilitation de l’accès aux contacts internes.

2. Centralisation des documents : Créez une bibliothèque centralisée de tous les documents essentiels de votre entreprise, y compris les protocoles, les règles, les présentations d’entreprise, les guides et les manuels.

3. Organisation d’événements: Créez et gérez des événements et des activités, y compris le contrôle des présences et les listes d’attente automatiques.

4. Publier des communiqués internes : Affichez des contenus dont tout le monde doit avoir connaissance : informations sur les formations obligatoires, dates des vacances ou des jours fériés, mise à jour des règlements, etc.

5. Nouvelles et réalisations : Partagez les dernières informations sur les initiatives, les réussites et les événements de l’entreprise ; créez des galeries d’images sur les événements, tels que le dîner de Noël de l’entreprise.

6. Formation et perfectionnement : Concevez des plateformes d’apprentissage en ligne contenant des tutoriels, des cours, des leçons et des tests. Vous pouvez même encourager l’utilisation de la plateforme en offrant des récompenses pour les réalisations personnelles.

7. Enquêtes : Encouragez l’engagement et la participation par le biais d’enquêtes, de sondages, de publication de dates importantes, d’histoires d’entreprise ais aussi d’utilisation de boîtes aux lettres de suggestions et de commentaires.

8. Interaction, collaboration et retour d’information : Intégrez des plateformes de chat d’entreprise ou des plateformes de gestion de la productivité et du travail. Encouragez les employés à envoyer des messages, des demandes, des commentaires ou des suggestions. Utilisez également la plateforme comme lanceur d’alertes.

9. Intégration avec des logiciels externes : L’intranet permet généralement l’intégration avec des outils qui font déjà partie de l’écosystème de l’entreprise, tels que les systèmes de gestion de la relation client (CRM), les plateformes de gestion des ressources humaines ou autres.

10. Organigramme de l’entreprise : Dressez la carte de la structure de l’équipe afin que les employés puissent facilement se connecter les uns aux autres en recherchant un nom, un titre de poste ou un lieu. Dans l’idéal, cet organigramme devrait être mis à jour automatiquement. Les employés devraient également pouvoir personnaliser leur profil et ajouter leurs coordonnées, voire une photo ou une courte biographie.

11. Accès à partir d’appareils mobiles pour atteindre tous les employés : Dans le passé, les intranets des entreprises n’étaient accessibles que depuis le bureau, considéré comme un espace sécurisé. Toutefois, cela n’a plus beaucoup de sens. Aujourd’hui, avec le télétravail et une grande partie de la main-d’œuvre qui travaille en dehors du bureau, les employés doivent pouvoir accéder à l’intranet en toute sécurité à partir de n’importe quel appareil, où qu’ils se trouvent.

Pourquoi avez-vous besoin d’un intranet d’entreprise ?

Disposer d’un intranet apporte un certain nombre d’avantages à toute entreprise, qu’il s’agisse d’une PME ou d’une multinationale. Les avantages que procure cet outil permettent d’économiser du temps et de l’argent, car, outre la promotion du travail en équipe, il améliore également l’efficacité et la productivité d’une entreprise.

Parmi les avantages de la mise en place d’un intranet d’entreprise, les suivants méritent d’être mentionnés :

• Optimise la communication interne : un intranet est un canal d’information fiable, il centralise la communication et facilite l’interaction entre les différents départements et équipes. N’oubliez pas que pour remplacer l’utilisation du courrier électronique ou réduire la communication informelle (via WhatsApp ou d’autres réseaux sociaux) par un système intranet, vous devez disposer d’un plan de communication solide.
• Augmentation de l’efficacité et de la productivité : l’automatisation des tâches et l’accès rapide aux informations réduisent le temps consacré aux tâches récurrentes ou à la recherche de documents. Combien de fois l’un de vos employés a-t-il dû demander aux RH des informations de base sur l’entreprise, voire plusieurs fois la même information ? L’intranet peut être une ressource en libre-service qui facilite les besoins quotidiens des employés.
• Facilite l’intégration : un bon intranet fait de l’intégration d’un nouvel employé un processus simple et rapide. Imaginez que tout soit regroupé au même endroit : le manuel de bienvenue, une vidéo du directeur général donnant un aperçu de la culture de l’entreprise et une liste de tâches utiles telles que la configuration de votre messagerie électronique. Grâce aux ressources en libre-service, vous pouvez répondre aux questions les plus fréquemment posées, par exemple sur la manière de demander des congés ou d’accéder à votre feuille de paie, sans avoir à faire appel à quelqu’un d’autre. L’intégration dans l’équipe devient rapide et harmonieuse pour tous !
• Encourage l’interaction et la collaboration : permet aux équipes et aux départements de travailler de manière plus coordonnée. Ceci est particulièrement important pour les entreprises dont les employés travaillent à distance ou dans des lieux différents.
• Renforce les valeurs et la culture de l’organisation : fournit des ressources telles que des boîtes aux lettres, des forums de discussion et des enquêtes, qui contribuent à rapprocher les employés de la mission, de la vision et des valeurs de l’entreprise.
• Facilite le développement professionnel : propose des ressources de formation et d’apprentissage continu, offrant de nouvelles opportunités de croissance et de développement professionnels.
• Accroît l’engagement de l’équipe : crée un environnement où les opinions des employés sont valorisées, ce qui accroît l’engagement envers l’entreprise, la motivation au travail et le sentiment d’appartenance.

Plate-forme numérique interne : fonctionnalités, en fonction de la taille de l’entreprise

L’intranet d’entreprise est un espace unique et vivant. Il n’y a pas deux intranets identiques, car leurs fonctionnalités varient fortement en fonction de la taille et des besoins spécifiques de chaque entreprise. Selon les dernières analyses du marché, voici quelques-unes des principales fonctionnalités demandées par les entreprises :

Intranet pour les PME

Les petites et moyennes entreprises ont besoin de solutions simples mais efficaces pour optimiser leurs ressources. Leur plus grand défi est la nécessité d’utiliser de nombreuses plateformes et outils différents sans pouvoir les unifier complètement. Un intranet d’entreprise peut être la clé pour résoudre ces problèmes. Lorsqu’elles recherchent et choisissent un intranet, les PME ont tendance à apprécier les caractéristiques suivantes :

• Centralisation de l’information : Il est essentiel de disposer d’un lieu unique pour stocker les documents, les réglements et les communications internes. De nombreuses PME utilisent Google Workspace, mais lorsqu’un employé a besoin d’accéder à la dernière version de la politique sur le travail à distance, par exemple, il est peu probable qu’il sache où la trouver. Un intranet d’entreprise garantit que les informations sont toujours à jour et accessibles.
• Outils de communication : Le courrier électronique reste le canal le plus utilisé pour partager des informations et des communications dans les petites et moyennes entreprises, ce qui peut s’avérer problématique si les employés de première ligne ne disposent pas d’un courrier électronique d’entreprise. Un intranet qui permet une communication centralisée, garantissant que tous les employés, quelle que soit leur position, ont accès aux informations pertinentes, est une solution fantastique.
• Gestion efficace des ressources humaines : L’automatisation de processus tels que les demandes de congés, l’accès à la paie et la gestion des réclamations et des remboursements permet de gagner du temps et d’éviter les erreurs. De nombreuses PME utilisent encore des feuilles de calcul pour ces tâches, mais un intranet peut grandement simplifier ce travail.
• Formation interne : La formation est essentielle au développement professionnel et un intranet est un bon moyen de rendre les cours, les ateliers et les ressources accessibles à tous les employés. Cela permet non seulement d’encourager l’apprentissage continu, mais aussi d’accroître la motivation et l’engagement des employés.
• Permissions d’accès : Garantir la sécurité de l’information est crucial. Avec un intranet, les entreprises peuvent mettre en place des autorisations d’accès en fonction des rôles ou des départements, garantissant ainsi que chaque employé n’a accès qu’à ce qui est nécessaire à son travail.

Intranet pour les grandes entreprises

Les besoins des grandes entreprises sont plus complexes et nécessitent des solutions robustes et évolutives. Un intranet d’entreprise moderne est essentiel pour unifier les processus, relier les employés de différents sites et garantir la sécurité des informations. Lors de la mise en œuvre d’un intranet, les grandes entreprises apprécient souvent les fonctionnalités telles que celles énumérées ci-dessous :

• Segmentation multilingue et géographique : Les entreprises internationales exigent souvent que le contenu de leurs communications soit rédigé en plusieurs langues et segmenté en fonction du lieu ou du siège. Une entreprise ayant des filiales dans différents pays peut être confrontée à des malentendus si elle envoie des communications globales sans les adapter à chaque langue ou contexte culturel.
• Sécurité avancée : La protection des données dans les grandes entreprises est une question clé. Des contrôles d’accès sophistiqués, le cryptage des données et la conformité aux réglementations internationales, telles que la GRPD, sont essentiels pour la protection des informations sensibles. Par exemple, une violation de données financières peut entraîner des amendes importantes et une atteinte à la réputation.
• Collaboration globale : Avec des équipes réparties sur plusieurs sites, des outils tels que Microsoft Teams, SharePoint ou des intégrations personnalisées qui facilitent le travail collaboratif et la communication entre les départements et les fuseaux horaires sont indispensables. Les grandes entreprises signalent souvent des problèmes de coordination des projets mondiaux en raison d’un manque d’accès synchronisé à des documents actualisés.
• Plateformes d’apprentissage en ligne avancées : Dans les grandes entreprises, l’apprentissage continu est fondamental pour le développement des employés. Des systèmes de formation robustes permettent de concevoir des programmes personnalisés et d’assurer un suivi et une mesure efficaces des résultats. Un problème courant est le manque de cohérence de la formation entre les différentes filiales, ce qu’un intranet bien conçu peut résoudre.
• Analyses et rapports : Les tableaux de bord interactifs et les outils d’analyse fournissent des informations sur l’utilisation de l’intranet, le niveau de participation des employés et l’efficacité des communications internes, permettant ainsi une prise de décision éclairée. Par exemple, un intranet peut détecter que les employés de certains départements ne participent pas activement aux enquêtes internes, ce qui pourrait indiquer des problèmes de désengagement.
• Personnalisation basée sur les rôles : Pour les entreprises dotées de structures hiérarchiques complexes, un bon système intranet doit permettre à chaque utilisateur d’accéder uniquement aux informations et aux outils dont il a besoin dans le cadre de son poste. Un tel système améliorera l’expérience des employés et garantira la confidentialité. Un exemple typique est celui des employés d’un site qui accèdent à des informations destinées à ceux d’un autre site, ce qui entraîne des confusions et des erreurs opérationnelles.

Le choix du bon intranet est une décision stratégique qui doit être alignée sur les besoins spécifiques de chaque type d’entreprise et, bien sûr, sur les valeurs, la mission et la vision de l’organisation.

8 questions à se poser avant de mettre en place un intranet dans votre entreprise

Après avoir examiné tous les aspects et décidé que votre entreprise a effectivement besoin d’un intranet, il est temps de se mettre au travail. Le processus de mise en œuvre comprendra la planification, le calcul des coûts des logiciels et la prise de contact avec les fournisseurs.

Vous ne savez pas par où commencer ? Pour vous aider à déterminer ce dont votre entreprise a réellement besoin, nous avons élaboré des questions que vous devriez vous poser :

1. Quels sont les problèmes que je dois résoudre ?

Identifiez les problèmes à résoudre et définissez l’objectif de votre intranet. Par exemple, souhaitez-vous améliorer la communication interne ? Ou optimiser les processus ? Ou simplement accroître l’engagement des employés ? La première étape consiste à définir vos objectifs.

2. Quels sont les besoins spécifiques de mon équipe ?

Analysez les besoins particuliers de votre équipe. Par exemple, ont-ils besoin d’accéder à la formation interne, à la gestion des documents ou aux enquêtes ? Évaluez tous les outils et choisissez les fonctionnalités clés que vous souhaitez.

3. Dois-je choisir un intranet personnalisé ou un intranet existant ?

Choisissez le bon type de plateforme. SharePoint et Vip Connect sont de bonnes options, facilement disponibles sur le marché. Tenez compte de la facilité d’utilisation, de l’intégration avec d’autres systèmes internes et du budget disponible. Une alternative est de contracter une solution intranet packagée, qui offre des modules prêts à l’emploi. Le choix de la bonne plateforme représente 80 % du succès.

4. De quelles ressources aurai-je besoin pour atteindre mon public cible ?

Planifiez l’organisation des ressources sur votre intranet. Cela comprend les actualités, les politiques, les répertoires et les outils interactifs. Veillez à ce que la structure soit intuitive pour tous les utilisateurs. Une structure de contenu bien conçue garantit que vos employés utiliseront fréquemment votre intranet.

5. Quelles sont les précautions à prendre pour protéger les données internes ?

Incluez des contrôles d’accès et des mesures de protection des données. Définissez les autorisations en fonction des rôles et des départements pour vous assurer que chaque employé n’a accès qu’aux informations qui le concernent.

6. Est-ce que je souhaite créer une expérience unique pour chaque employé ?

Créez des profils uniques pour chaque employé, comprenant des informations clés telles que leur nom, leur fonction et leurs coordonnées. Configurez des autorisations qui adaptent l’expérience en fonction de la localisation ou du département de chaque personne.

7. Quel sera l’impact de l’expérience sur les employés ?

Fournissez une formation sur l’utilisation de l’intranet et suivez-le de près pour vous assurer qu’il atteint ses objectifs. Envisagez des outils d’interaction qui encouragent la communication bidirectionnelle entre les employés et les gestionnaires.

8. Ai-je besoin d’une assistance multilingue ?

Si votre organisation est multinationale, prévoyez un support multilingue et segmentez le contenu en fonction de la situation géographique. Par exemple, évitez d’annoncer l’Happy Hour d’un site aux employés d’un autre pays.

En prenant une décision éclairée sur les fonctionnalités de l’intranet, vous pourrez tirer le meilleur parti de cet outil de communication important. Vous améliorerez ainsi l’efficacité de votre entreprise, l’engagement de vos employés et veillerez à ce que les membres de votre équipe soient tous en phase avec les valeurs de votre entreprise.