Sociaal Intranet: Wat is het en waarom heb je het nodig

Het integreren van een sociaal intranet in je organisatie verbetert de operationele efficiëntie en versterkt de interne communicatie. In dit artikel bekijken we de voordelen van dit communicatiemiddel en belichten we enkele van de beste functionaliteiten.

Wat is een sociaal intranet?

Een sociaal intranet is een platform dat de interne informatie en communicatie van een organisatie centraliseert. Het is een exclusief netwerk waarvoor toestemming nodig is om toegang te krijgen.

Een sociaal intranet is een veilige, gecontroleerde en effectieve oplossing die gebruikt kan worden door bedrijven van alle groottes, evenals overheidsorganisaties, universiteiten en andere instellingen. In dit artikel lees je hoe organisaties het meeste uit dit platform kunnen halen.

Waarom gebruik je een sociaal intranet?

Een sociaal intranet biedt een veelheid aan functionaliteiten, maar het beste van alles is dat elke organisatie het kan aanpassen aan zijn specifieke behoeften. Niet alle organisaties zijn hetzelfde, en het intranet kan zo eenvoudig of complex zijn als je maar wil. Het kiezen van de meest geschikte functies hangt af van een aantal factoren, waaronder de doelstellingen van het bedrijf en de specifieke behoeften en omvang. Dit kan variëren van het verbeteren van de interne communicatie tot het beheren van belangrijke processen. De opties zijn eindeloos. Ontdek hieronder 11 top functionaliteiten.

1. HR-Management: Van het uploaden van salarisinformatie en het beheren van verlofaanvragen tot het autoriseren van terugbetalingen en het vergemakkelijken van toegang tot interne contactpersonen.

2. Documenten centraliseren: Creëer een gecentraliseerde bibliotheek van alle essentiële bedrijfsdocumenten, waaronder protocollen, beleidsregels, bedrijfspresentaties, gidsen en handleidingen.

3. Evenementen organiseren: Creëer en beheer evenementen en activiteiten, inclusief aanwezigheidscontrole en automatische wachtlijsten.

4. Belangrijke interne updates: Plaats publicaties waarvan iedereen op de hoogte moet zijn: informatie over verplichte trainingen, vakantiedata of feestdagen, bijgewerkt beleid, enz.

5. Nieuwsberichten: Deel het laatste nieuws over behaalde milestones, nieuwe collega’s in het team of deel fotoalbums van georganiseerde evenementen zoals het eindejaarsfeest.

6. Training en ontwikkeling: Ontwerp e-learningplatforms met tutorials, cursussen, lessen en examens. Stimuleer het gebruik van het platform door incentives aan te bieden voor persoonlijke prestaties.

7. Enquêtes: Moedig engagement en participatie aan door middel van enquêtes, polls, het publiceren van belangrijke data, inspirerende verhalen en het gebruik van mailboxen voor suggesties en feedback.

8. Interactie, samenwerken en feedback: Integreer corporate chat of projectmanagementtools. Moedig medewerkers aan om berichten, verzoeken, opmerkingen, suggesties of zelfs anonieme klachten te delen.

9. Integratie met externe software: Het sociaal intranet maakt normaliter integratie mogelijk met tools die al deel uitmaken van jullie ecosysteem zoals CRM- en HR-systemen.

10. Organigram: Breng de organisatiestructuur in kaart, zodat werknemers gemakkelijk met elkaar in contact kunnen komen door op naam, functietitel of locatie te zoeken. Dit wordt idealiter automatisch bijgewerkt. Werknemers kunnen ook hun profiel personaliseren met foto’s of een korte biografie.

11. Toegang vanaf mobiele apparaten om alle medewerkers te bereiken: Voorheen was het intranet alleen op kantoor toegankelijk, maar met telewerken en non-desk medewerkers (denk aan logistiek, ziekenhuispersoneel, retail) is het essentieel dat je het intranet kunt raadplegen waar je ook bent.

Wat zijn de voordelen van een sociaal intranet?

Een sociaal intranet biedt verschillende voordelen voor elk bedrijf, of het nu een MKB of een multinational is. De voordelen van het hulpmiddel besparen zowel tijd als geld, omdat het naast het bevorderen van teamwork ook de efficiëntie en productiviteit van een organisatie verbetert.

Enkele voordelen van het implementeren van een sociaal intranet zijn:

• Optimaliseer interne communicatie: een intranet is een betrouwbaar informatiekanaal, het centraliseert communicatie en vergemakkelijkt interactie tussen verschillende afdelingen en teams. Om het gebruik van e-mail of informele communicatie (via WhatsApp of andere sociale netwerken) te vervangen, is een goed communicatieplan nodig.
• Verhoog efficiëntie en productiviteit: automatisering van taken en snelle toegang tot informatie vermindert de tijd die wordt besteed aan terugkerende werkzaamheden of het zoeken naar documenten. Hoe vaak heeft een van je medewerkers HR moeten vragen om basisinformatie over het bedrijf, of zelfs meerdere keren om dezelfde informatie? Het intranet kan een zelfbedieningsbron zijn die de dagelijkse behoeften van medewerkers vergemakkelijkt.
• Onboarding: een goed intranet maakt de onboarding van een nieuwe medewerker snel en eenvoudig. Stel je voor dat alles op één plek staat: het welkom handboek, een video van de CEO met een kijkje in de bedrijfscultuur en een lijst met nuttige taken zoals het instellen van je e-mail. Duidelijke resources beantwoorden veelgestelde vragen, zoals hoe je verlof kunt aanvragen of je salaris kunt inzien, zonder dat je afhankelijk bent van anderen. De integratie in het team verloopt snel en soepel voor iedereen!
• Stimuleer interactie en samenwerking: Stel teams en afdelingen in staat om op een meer gecoördineerde manier te werken. Dit is vooral belangrijk voor bedrijven met medewerkers die op afstand werken of zich op verschillende locaties bevinden.
• Versterk de organisatiecultuur en -waarden: bied middelen zoals mailboxen, discussieforums en enquêtes, die helpen medewerkers beter af te stemmen op de missie, visie en waarden van de organisatie.
• Faciliteer professionele ontwikkeling: bied training en doorlopende learning resources, waarmee nieuwe kansen voor professionele groei en ontwikkeling worden gecreëerd.
• Verhoog team engagement: Creëer een omgeving waarin de mening van medewerkers wordt gewaardeerd, wat de betrokkenheid bij de organisatie, werkmotivatie en het gevoel van saamhorigheid vergroot.

Intern digitaal platform: functionaliteiten op basis van organisatiegrootte

Het sociaal intranet is een unieke, levendige ruimte. Geen twee intranets zijn hetzelfde, omdat de functionaliteiten sterk variëren afhankelijk van de grootte en de specifieke behoeften van elke organisatie. Volgens de laatste marktanalyse zijn dit enkele van de belangrijkste functionaliteiten die door organisaties worden gevraagd:

Sociaal Intranet voor MKB

Kleine en middelgrote bedrijven hebben eenvoudige maar effectieve oplossingen nodig om hun middelen te optimaliseren. Hun grootste uitdaging is de behoefte om veel verschillende platforms en tools te gebruiken zonder ze volledig te kunnen verenigen. Een sociaal intranet kan de sleutel zijn om deze problemen op te lossen. Bij het zoeken naar en kiezen van een intranet, hechten MKB’s vaak waarde aan functies zoals de volgende:

• Centralisatie van informatie: Het hebben van één enkele plek om documenten, beleidsmaatregelen en interne communicatie op te slaan is essentieel. Veel MKB’s gebruiken Google Workspace, maar wanneer een medewerker bijvoorbeeld de laatste versie van het beleid voor thuiswerken nodig heeft, weten ze niet altijd waar ze het kunnen vinden. Een bedrijfsintranet zorgt ervoor dat informatie altijd up-to-date en toegankelijk is.
• Communicatietools: E-mail is nog steeds het meest gebruikte kanaal voor het delen van nieuws en communicatie in kleine en middelgrote bedrijven, wat problematisch kan zijn als non-desk medewerkers geen zakelijke e-mail hebben. Een intranet dat gecentraliseerde communicatie mogelijk maakt, zodat alle medewerkers, ongeacht hun functie, toegang hebben tot relevante informatie, is een geweldige oplossing.
• Efficiënt HR-management: Het automatiseren van processen zoals verlofaanvragen, salaris inzichten en het managen van vergoedingen en terugbetalingen helpt tijd te besparen en fouten te voorkomen. Veel MKB’s vertrouwen nog steeds op spreadsheets voor deze taken, maar een intranet kan dit werk aanzienlijk vereenvoudigen.
• Interne training: Training is essentieel voor professionele ontwikkeling en een sociaal intranet is een goede manier om cursussen, workshops en middelen toegankelijk te maken voor alle medewerkers. Dit moedigt niet alleen doorlopend leren aan, maar verhoogt ook de motivatie en betrokkenheid van medewerkers.
• Toegangsrechten: Het garanderen van informatiebeveiliging is cruciaal. Met een intranet kunnen bedrijven toegangsrechten instellen op basis van rollen of afdelingen, en er zo voor zorgen dat elke werknemer alleen toegang heeft tot wat nodig is voor zijn werk.

Sociaal Intranet voor grote organisaties

De behoeften van grote organisaties zijn complexer, wat robuuste en schaalbare oplossingen vereist. Een modern sociaal intranet is essentieel om processen te uniformeren, medewerkers op verschillende locaties met elkaar te verbinden en de informatiebeveiliging te waarborgen. Bij het implementeren van een intranet hechten grote organisaties vaak waarde aan functies zoals:

• Meertalig en geografische segmentatie: Internationale bedrijven hebben vaak de behoefte om hun communicatie in meerdere talen aan te bieden en te segmenteren op basis van locatie of hoofdkantoor. Een bedrijf met vestigingen in verschillende landen kan te maken krijgen met misverstanden als het wereldwijde communicatie verstuurt zonder deze aan te passen aan elke taal of culturele context.
• Geavanceerde beveiliging: Gegevensbescherming is een belangrijk vraagstuk voor grote bedrijven. Geavanceerde toegangscontroles, data-encryptie en naleving van internationale regelgeving, zoals de AVG, zijn essentieel voor de bescherming van gevoelige informatie. Een datalek, bijvoorbeeld van financiële gegevens, kan leiden tot zware boetes en reputatieschade.
• Globale samenwerking: Met teams die over meerdere locaties verspreid zijn, zijn tools zoals Microsoft Teams, SharePoint of op maat gemaakte integraties die samenwerking en communicatie tussen afdelingen en tijdzones vergemakkelijken, een must. Grote bedrijven melden vaak problemen bij het coördineren van wereldwijde projecten door een gebrek aan gesynchroniseerde toegang tot up-to-date documenten.
• Geavanceerde e-learning platforms: In grote bedrijven is doorlopend leren van fundamenteel belang voor de ontwikkeling van werknemers. Robuuste trainingssystemen maken het mogelijk om op maat gemaakte programma’s te ontwerpen en om resultaten efficiënt bij te houden en te meten. Een veel voorkomend probleem is een gebrek aan consistentie in de training tussen verschillende vestigingen, iets wat een goed ontworpen intranet kan oplossen.
• Analyse en rapportage: Interactieve dashboards en analysetools bieden inzicht in het gebruik van het intranet, de mate van employee engagement en de effectiviteit van interne communicatie, waardoor weloverwogen beslissingen kunnen worden genomen. Een sociaal intranet kan bijvoorbeeld detecteren dat werknemers in bepaalde afdelingen niet actief deelnemen aan interne enquêtes, wat zou kunnen wijzen op problemen met betrokkenheid.
• Functiegebaseerde personalisatie: Voor bedrijven met complexe hiërarchische structuren moet een goed intranet systeem elke gebruiker alleen toegang geven tot de informatie en tools die nodig zijn voor hun functie. Zo’n systeem verbetert de medewerkerservaring en garandeert vertrouwelijkheid. Een typisch voorbeeld is wanneer medewerkers op de ene locatie informatie inzien die bedoeld is voor medewerkers op een andere locatie, wat leidt tot verwarring en operationele fouten.

Het kiezen van het juiste intranet is een strategische beslissing die afgestemd moet worden op de specifieke behoeften van elk type bedrijf en, natuurlijk, op de waarden, missie en visie van de organisatie.

8 vragen om jezelf te stellen voor de implementatie van een sociaal intranet:

Na het overwegen van alle aspecten en het besluit dat je organisatie inderdaad een intranet nodig heeft, is het tijd om aan de slag te gaan. Het implementatieproces omvat het plannen, het berekenen van de softwarekosten en het contact opnemen met leveranciers.

Weet je niet waar te beginnen? Om je te helpen bepalen wat jouw organisatie echt nodig heeft, hebben we een lijst met vragen opgesteld die je jezelf zou moeten stellen:

1. Wat zijn de problemen die ik moet oplossen?

Identificeer de problemen die je moet oplossen en bepaal het doel van het intranet. Wil je bijvoorbeeld de interne communicatie verbeteren? Of processen optimaliseren? Of simpelweg de betrokkenheid van medewerkers vergroten? De eerste stap is om je doelstellingen te definiëren.

2. Wat heeft mijn team specifiek nodig?

Analyseer de specifieke behoeften van je team. Hebben ze bijvoorbeeld toegang nodig tot interne trainingen, document management of enquêtes? Evalueer alle tools en kies de belangrijkste functies die je wilt.

3. Moet ik kiezen voor een custom-made of bestaand intranet?

Kies het juiste platform. SharePoint en Vip Connect zijn goede, gemakkelijk beschikbare opties op de markt. Houd rekening met gebruiksvriendelijkheid, integratie met andere interne systemen en het beschikbare budget. Een alternatief is het afnemen van een standaard intranet oplossing, die kant-en-klare modules biedt. Het kiezen van het juiste platform is 80% van het succes.

4. Welke middelen heb ik nodig om mijn doelgroep te bereiken?

Plan hoe de middelen op je sociaal intranet georganiseerd worden. Dit omvat nieuws, beleidsdocumenten, smoelenboek en interactieve tools. Zorg ervoor dat de structuur intuïtief is voor alle gebruikers. Een goed ontworpen content structuur zorgt ervoor dat je medewerkers het intranet vaak zullen gebruiken.

5. Welke voorzorgsmaatregelen zijn nodig om interne data te beschermen?

Zorg voor toegangscontrole en gegevensbeschermingsmaatregelen. Stel machtigingen in op basis van rollen en afdelingen, zodat elke medewerker alleen toegang heeft tot informatie die relevant is voor hen.

6. Hoe kan ik voor elke medewerker een unieke ervaring creëren?

Maak unieke profielen voor elke medewerker met belangrijke informatie zoals naam, functie en contactgegevens. Stel machtigingen in die de ervaring afstemmen op de locatie of afdeling van de persoon.

7. Hoe kan ik ervoor zorgen dat het sociaal intranet effectief wordt gebruikt?

Bied training aan over het gebruik van het sociaal intranet en volg het nauwkeurig in real-life rapportages om te zorgen dat het zijn doelstellingen behaalt. Overweeg interactieve tools die two-way communicatie tussen medewerkers en managers bevorderen.

8. Hoe kan ik content plaatsen in meerdere talen?

Als je organisatie internationaal is, zorg dan voor meertalige ondersteuning en segmenteer de content op basis van geografische locatie. Zo vermijd je het publiceren van lokale evenementen met de verkeerde doelgroep.

Een weloverwogen beslissing over de functionaliteit van het sociaal intranet stelt je in staat om het meeste uit dit belangrijke communicatiemiddel te halen. Dit verbetert de efficiëntie van je organisatie, de betrokkenheid van medewerkers en zorgt ervoor dat je teamleden goed afgestemd zijn op de bedrijfswaarden.