Intranet corporativa: cómo funciona y por qué necesitas una

Incorporar una intranet en tu empresa puede mejorar la eficacia operativa y reforzar la comunicación interna. En este artículo, te explicamos los beneficios y las mejores posibilidades que ofrece esta herramienta de comunicación.

¿Qué es intranet corporativa?

Intranet corporativa es una plataforma inteligente que centraliza la información y comunicación interna de una empresa. Es una red exclusiva de una organización, que tiene que permitir el acceso a su contenido.

Se trata de una solución segura, controlada y altamente eficaz que puede ser utilizada por empresas de cualquier tamaño, organizaciones públicas, universidades y otras instituciones. Este artículo se centra en cómo las empresas pueden aprovechar al máximo esta herramienta.

¿Para qué sirve una intranet corporativa?

La intranet corporativa ofrece una multitud de funcionalidades, pero lo mejor de todo es que cada empresa puede adaptarla según lo que realmente necesita. No todas las organizaciones son iguales, y la intranet puede ser tan sencilla o tan completa como quieras. De hecho, elegir las funciones más adecuadas depende de algunos factores: los objetivos, las necesidades específicas y el tamaño de la empresa: desde mejorar la comunicación interna hasta gestionar procesos clave, las opciones son muchas. Aquí te dejamos 11 funcionalidades destacadas que pueden inspirarte para sacar el máximo partido a esta herramienta.

1. Gestión de recursos humanos: Desde subir nóminas y gestionar solicitudes de vacaciones hasta autorizar reembolsos y facilitar el acceso a contactos internos.

2. Centralización de documentos: Crear una biblioteca centralizada con todo lo esencial, con protocolos de empresa, políticas, presentaciones corporativas, guías o manuales.

3. Organización de eventos: Crear y gestionar eventos y actividades, incluyendo control de asistencia y listas de espera automáticas.

4. Publicación de comunicados internos: Informar sobre formaciones obligatorias, divulgar calendario de festivos, actualizar las políticas, o cualquier otro contenido que todos deben saber.

5. Noticias y logros: Compartir novedades sobre iniciativas, éxitos y eventos corporativos; crear galerías de imágenes de los eventos, como la cena de navidad de la empresa.

6. Formación y aprendizaje: Diseñar plataformas de e-learning con tutoriales, cursos, lecciones y exámenes. Incluso fomentar el uso de la plataforma ofreciendo recompensas por los logros alcanzados.

7. Encuestas: Fomentar la participación mediante encuestas, buzones de sugerencias y feedback, informar sobre fechas importantes, historias de la empresa, hacer votaciones.

8. Interacción, colaboración y retroalimentación: Incorporar plataformas de chat corporativo o plataformas de productividad y gestión del trabajo. Recibir mensajes de los empleados, incluyendo solicitudes, comentarios, sugerencias o incluso denuncias anónimas.

9. Integración con software externo: La intranet normalmente permite la integración con las herramientas que ya forman parte del ecosistema de la empresa, como sistemas CRM, plataformas de gestión de RR.HH. u otras.

10. Organigrama de la empresa: Presentar al equipo para que los empleados puedan conectarse fácilmente consultando los nombres de cada uno, puesto de trabajo, sede, información de contacto e incluso una foto y breve biografía. Idealmente que se actualice de modo automático y que cada empleado pueda personalizar su perfil.

11. Acceso desde dispositivos móviles para llegar a todos los empleados: Antes, las intranets solo se podían usar desde la oficina, lo cual era seguro, pero ya no tiene mucho sentido en el mundo actual. Con el teletrabajo o gran parte de la plantilla fuera de las oficinas cuando se trata de los empleados blue collar, los empleados deben poder acceder desde cualquier dispositivo de forma segura.

¿Por qué necesitas una intranet corporativa?

Contar con una intranet trae diversos beneficios para tu compañía, sea ella una PYME o una multinacional. Las ventajas que la herramienta proporciona te harán ahorrar tiempo y dinero, porque, a parte de favorecer el trabajo en equipo, mejorarán la eficacia y productividad de la empresa.

Entre los beneficios de implementar una intranet corporativa, destacan:

• Optimiza la comunicación interna: es un canal fiable de información, centraliza la comunicación y facilita la interacción entre los diferentes departamentos y equipos. Recuerda que sustituir el uso del correo electrónico o reducir la comunicación informal vía WhatsApp u otras redes sociales por un sistema de intranet requiere un plan de comunicación.
• Aumenta la eficiencia y la productividad: la automatización de tareas y el acceso rápido a la información reducen el tiempo dedicado a trabajos recurrentes o a buscar documentos. ¿Cuántas veces un empleado de tu empresa ha tenido que pedir información básica a RRHH, o incluso más de una vez la misma información? La intranet puede ser como un recurso de autoservicio que facilita el día a día y las necesidades de los empleados.
• Apoya el onboarding de nuevos empleados: Una buena intranet hace que el onboarding sea sencillo y rápido. Imagina tener todo en un solo lugar: el manual de bienvenida, un video del CEO explicando la cultura de la empresa, y una lista de tareas como configurar el correo o completar tus datos. Además, con recursos de autoservicio, puedes resolver dudas comunes, como cómo pedir vacaciones o acceder a tu nómina, sin depender de nadie. ¡Así la integración al equipo será más fluida y rápida!
• Fomenta la interacción y la colaboración: permite que los equipos y departamentos trabajen de manera más coordinada, sobre todo para empresas que tienen empleados en teletrabajo o que se encuentran en distintas oficinas.
• Refuerza los valores y la cultura organizacional: ofrece recursos como buzones, foros de discusión y encuestas, que ayudan a acercar aún más los empleados a la misión, visión y valores de la empresa.
• Facilita el desarrollo profesional: dispone de recursos de capacitación y aprendizaje continuo, lo que supone nuevas oportunidades de crecimiento y desarrollo profesional.
• Incrementa el compromiso del equipo: crea un entorno donde se valora la opinión de los colaboradores, aumentando el compromiso con la empresa, la motivación con el trabajo y el sentido de pertenencia.

Plataforma digital interna: funcionalidades, según el tamaño de la empresa

La intranet corporativa es un espacio vivo y único. Será difícil encontrar dos intranets iguales, ya que sus funcionalidades van a variar mucho según el tamaño y necesidades específicas de cada compañía. Según el último análisis del mercado, éstas son las funcionalidades más requeridas por pymes y empresas grandes:

Intranet para PYMEs

Las pequeñas y medianas empresas necesitan soluciones sencillas pero efectivas para optimizar sus recursos. Su mayor reto es el uso de muchas plataformas y herramientas distintas sin poder unificarlas del todo. Una intranet corporativa puede ser la clave para resolver estos problemas. A la hora de buscar y elegir una intranet, las pymes suelen valorar especialmente funcionalidades como estas:

• Centralización de información: Tener un único lugar donde almacenar documentos, políticas y comunicados internos resulta crucial. Muchas pymes utilizan Google Workspace, pero cuando un empleado necesita acceder a la última versión de la política de teletrabajo, a menudo no sabe dónde encontrarla. Una intranet asegura que la información esté siempre actualizada y accesible.
• Herramientas de comunicación: El email sigue siendo el canal más utilizado para compartir noticias y comunicados en empresas pequeñas y medianas, lo que puede convertirse en un problema si hay empleados de primera línea sin correo corporativo. La intranet que permite centralizar la comunicación, asegurando que todos los empleados, independientemente de su puesto, tengan acceso a la información relevante, es un gran alivio.
• Gestión eficiente de RR.HH.: Automatizar procesos como la solicitud de vacaciones, el acceso a nóminas y la gestión de reembolsos ayuda a ahorrar tiempo y evita errores. Muchas pymes en España aún recurren a hojas de cálculo para estas tareas, pero una intranet puede simplificar enormemente su gestión.
• Capacitación interna: La formación es fundamental para el desarrollo profesional, y una intranet puede ofrecer cursos, talleres y recursos accesibles para todos los empleados. Esto no solo fomenta el aprendizaje continuo, sino que también aumenta la motivación y el compromiso.
• Permisos de acceso: Garantizar la seguridad de la información es esencial. Con una intranet, las empresas consiguen configurar permisos según los roles o departamentos, asegurando que cada empleado solo acceda a lo que necesita para su trabajo.

Intranet para Empresas Grandes

Las grandes empresas tienen necesidades más complejas y requieren soluciones robustas y escalables. Una intranet corporativa moderna es esencial para unificar procesos, conectar a empleados en distintas ubicaciones y garantizar la seguridad de la información. A la hora de implementar una intranet, las grandes organizaciones suelen valorar funcionalidades como estas:

• Multilingüe y segmentación geográfica: La comunicación en empresas internacionales requiere contenido en varios idiomas y segmentado según ubicación o sede. Por ejemplo, una empresa con oficinas en diferentes países puede enfrentarse a malentendidos al enviar comunicados globales sin adaptarlos a cada idioma o contexto cultural.
• Seguridad avanzada: La protección de datos es clave en grandes corporaciones. Controles de acceso sofisticados, cifrado de información y cumplimiento de normativas internacionales, como GDPR, son imprescindibles para proteger información sensible. Por ejemplo, una filtración de datos financieros puede generar importantes multas y daños reputacionales.
• Colaboración global: Con equipos distribuidos en varias ubicaciones, es fundamental contar con herramientas como Microsoft Teams, SharePoint o integraciones personalizadas que faciliten el trabajo colaborativo y la comunicación entre departamentos y zonas horarias. Empresas grandes a menudo reportan problemas para coordinar proyectos globales debido a la falta de sincronización en el acceso a documentos actualizados.
• Plataformas de e-learning avanzadas: En empresas grandes, la formación continua es clave para el desarrollo de los empleados. Sistemas robustos de capacitación permiten diseñar programas personalizados, realizar seguimientos y medir resultados de manera eficiente. Un problema común es la falta de consistencia en la capacitación entre oficinas, lo que puede resolverse con una intranet bien diseñada.
• Análisis y reporting: Los dashboards interactivos y herramientas de análisis proporcionan insights sobre el uso de la intranet, el nivel de participación de los empleados y la eficacia de las comunicaciones internas, ayudando a tomar decisiones informadas. Por ejemplo, una intranet puede detectar que empleados de ciertos departamentos no están participando activamente en encuestas internas, lo que podría indicar problemas de desconexión.
• Personalización por roles: Con estructuras jerárquicas complejas, una intranet debe permitir que cada usuario acceda solo a la información y herramientas que necesita para su función, mejorando la experiencia del empleado y garantizando la confidencialidad. Un caso típico es cuando los empleados de una sede acceden a información destinada a otra, lo que genera confusión y errores operativos.

Seleccionar la intranet más adecuada es una decisión estratégica que debe alinearse con las necesidades específicas de cada tipo de empresa y, desde luego, con los valores, misión y visión de la organización.

8 preguntas que tienes que hacerte antes de implementar una intranet corporativa en tu empresa

Tras analizar todos los aspectos y haber decidido que tu empresa realmente necesita una intranet corporativa, llega el momento de poner manos a la obra. El proceso para implementarla supone planificar, calcular costos de softwares y, además, contactar con proveedores.

¿No sabes por dónde empezar? Para facilitarte el camino, te enseñamos preguntas que debes plantearte para definir qué realmente necesitas:

1. ¿Qué problemas tengo que solucionar?

Identifica los problemas que necesitas solucionar y establece la finalidad de la intranet. ¿Quieres mejorar la comunicación interna, optimizar procesos o aumentar el compromiso de los empleados? El primer paso es definir tus objetivos.

2. ¿Qué necesidades específicas tiene mi equipo?

Analiza las necesidades específicas de tu equipo. Por ejemplo, ¿requieren acceso a formaciones internas, gestión de documentos o encuestas? Evalúa todas herramientas y elige las funcionalidades clave.

3. ¿Contrato una intranet personalizada o una ya existente?

Elige la plataforma tecnológica. En el mercado encuentras buenas opciones como SharePoint o la nuestra, Vip Connect. Debes tener en cuenta la facilidad de uso, la integración con otros sistemas internos y el presupuesto disponible. Una alternativa diferente es contratar una intranet package solution, que ofrece módulos listos para usar. Seleccionar la plataforma adecuada es el 80% del éxito.

4. ¿Qué recursos necesito para hablar con mi público objetivo?

Planifica cómo se van a organizar los recursos en la intranet. Esto incluye noticias, políticas, directorios y herramientas interactivas. Asegúrate de que la estructura sea intuitiva para todos los usuarios. Un buen diseño de la estructura de contenidos te garantiza que los trabajadores de tu organización consultarán la intranet con frecuencia.

5. ¿Qué cuidados debo tener para preservar datos internos?

Implementa controles de acceso y medidas de protección de datos. Configura permisos según roles y departamentos para asegurar que cada empleado acceda solo a la información relevante.

6. ¿Quiero crear una experiencia única para cada empleado?

Crea perfiles exclusivos para cada empleado con información clave como nombre, puesto y contactos. Configura permisos que adapten la experiencia según la ubicación o el departamento de cada persona.

7. ¿Cómo impactará la experiencia a los empleados?

Proporciona formación sobre el uso de la intranet y haz seguimiento constante para asegurarte de que está cumpliendo sus objetivos. Contempla herramientas de interacción que fomenten la comunicación bidireccional entre empleados y gestores.

8. ¿Necesito soporte multilingüe?

Si tu organización es multinacional, incluye soporte multilingüe y segmenta los contenidos según ubicación geográfica. Evita, por ejemplo, comunicar el happy hour de una sede a empleados de otro país.

Tomar una decisión basada en la información sobre las funcionalidades que puede ofrecer intranet te permitirá sacar el máximo provecho de esta importante herramienta de comunicación. Y esto seguramente ayudará a tu empresa a mejorar la eficiencia y a tener empleados aún más comprometidos y en sintonía con los valores de la organización.