Intranet für Unternehmen: Was es ist und warum Sie es brauchen

Ein Intranet für Unternehmen verbessert die betriebliche Effizienz in Ihrem Unternehmen und stärkt die interne Kommunikation. In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf die Vorteile dieses Tools und stellen einige der besten Funktionen vor.

Was ist ein Intranet für Unternehmen?

Ein Intranet für Unternehmen ist eine intelligente Plattform, die interne Informations- und Kommunikationssysteme eines Unternehmens zentralisiert. Es handelt sich um ein exklusives Netzwerk für eine Organisation, das nur mit entsprechender Berechtigung zugänglich ist.

Ein Intranet für Unternehmen ist eine sichere, kontrollierte und hocheffektive Lösung, die von Unternehmen jeder Größe sowie von öffentlichen Einrichtungen, Universitäten und anderen Institutionen genutzt werden kann. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie das volle Potenzial dieses leistungsstarken Tools ausschöpfen können.

Wie ein Intranet für Unternehmen genutzt werden kann

Ein Intranet für Unternehmen bietet eine Vielzahl von Funktionen und kann individuell an die Bedürfnisse einer Organisation angepasst werden. Jedes Unternehmen ist einzigartig, daher lässt sich das Intranet flexibel gestalten – von einer einfachen Kommunikationsplattform bis hin zu einem komplexen Management-Tool. Die Auswahl der passenden Funktionen hängt von verschiedenen Faktoren ab, darunter die Unternehmensziele, spezifische Anforderungen und die Unternehmensgröße. Der Nutzen reicht von der Optimierung der internen Kommunikation bis zur effizienten Verwaltung betrieblicher Prozesse. Lesen Sie weiter, um 11 essenzielle Funktionen zu entdecken, mit denen Sie das Beste aus einem Intranet für Unternehmen herausholen können.

1. Personalverwaltung: Verwalten Sie Gehaltsabrechnungen, Urlaubsanträge, Erstattungen und interne Kontakte an einem zentralen Ort.

2. Zentrale Dokumentenablage: Erstellen Sie eine zentrale Bibliothek mit allen wichtigen Unternehmensdokumenten, darunter Protokolle, Richtlinien, Präsentationen und Handbücher.

3. Event-Management: Planen und organisieren Sie Veranstaltungen und Aktivitäten mit Anwesenheitskontrolle und automatisierten Wartelisten.

4. Interne Mitteilungen: Teilen Sie wichtige Informationen wie Schulungstermine, Urlaubsregelungen oder Unternehmensrichtlinien mit allen Mitarbeitenden.

5. News und Erfolge: Veröffentlichen Sie Updates zu Unternehmensinitiativen, Erfolge und Veranstaltungen, ergänzt durch Bildergalerien, wie z.B. vom Weihnachtsessen des Unternehmens oder vom jährlichen Firmenfest.

6. Schulung und Weiterbildung: Erstellen Sie E-Learning-Plattformen mit Kursen, Tutorials, Lektionen und Prüfungen. Fördern Sie die Nutzung der Plattform und den Lernerfolg durch Belohnungen für persönliche Leistungen.

7. Mitarbeitenden-Feedback und Umfragen: Steigern Sie das Engagement und die Beteiligung durch Umfragen, Abstimmungen, Terminveröffentlichungen und Vorschlagsboxen für Ideen und Feedback.

8. Interaktion und Zusammenarbeit: Integrieren Sie interne Chat-Plattformen oder Produktivitäts- und Arbeitsmanagement-Tools und ermöglichen Sie den Austausch von Nachrichten, Kommentaren und Vorschlägen sowie die anonyme Übermittlung von Beschwerden.

9. Integration mit externer Software: Binden Sie bestehende Unternehmenslösungen wie CRM-Systeme oder HR-Management-Plattformen nahtlos in das Intranet ein.

10. Organigramm des Unternehmens: Visualisieren Sie die Teamstruktur mit einer Suchfunktion für Namen, Positionen oder Standorte. Mitarbeitende können ihre Profile individuell gestalten und mit Kontaktinformationen, Fotos und einer Kurzbiografie bestücken.

11. Mobiler Zugriff für maximale Flexibilität: Ein modernes Intranet für Unternehmen muss jederzeit und von jedem Gerät aus sicher zugänglich sein – egal, ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs.

Warum benötigen Sie ein Intranet für Unternehmen?

Ein Intranet für Unternehmen bietet zahlreiche Vorteile, unabhängig davon, ob es sich um ein kleines und mittelständisches Unternehmen (KMU) oder einen multinationalen Konzern handelt. Die Einführung dieses Tools spart sowohl Zeit als auch Geld, indem es nicht nur die Teamarbeit fördert, sondern auch die Effizienz und Produktivität steigert.

Die wichtigsten Vorteile von einem Intranet für Unternehmen beinhalten unter anderem:

• Optimierung der internen Kommunikation: Ein Intranet für Unternehmen stellt einen zuverlässigen Informationskanal dar, der die Kommunikation zentralisiert und die Interaktion zwischen Abteilungen und Teams erleichtert. Es ersetzt nicht nur E-Mails, sondern reduziert auch den Einsatz informeller Kommunikationskanäle wie WhatsApp und andere soziale Netzwerke.
• Steigerung der Effizienz und Produktivität: Die Automatisierung von Aufgaben und der schnelle Zugriff auf Informationen verringern den Aufwand für wiederkehrende Aufgaben und die Suche nach Dokumenten. Wie oft mussten Ihre Mitarbeitenden schon die Personalabteilung nach grundlegenden Unternehmensinformationen fragen? Mit einem Intranet für Unternehmen können Mitarbeitende selbstständig auf relevante Daten zugreifen und so Zeit sparen.
• Erleichtert das Onboarding: Ein gut strukturiertes Intranet für Unternehmen macht das Onboarding für neue Mitarbeitende einfach und effizient. Stellen Sie sich vor, alle wichtigen Informationen wären an einem zentralen Ort gebündelt: ein Willkommenshandbuch, ein Video des CEOs mit Einblicken in die Unternehmenskultur sowie eine Checkliste mit essenziellen Aufgaben wie der Einrichtung der Firmen-E-Mail. Dank Selbstbedienungsfunktionen können neue Mitarbeitende häufige Fragen – etwa zur Urlaubsbeantragung oder zum Zugriff auf die Gehaltsabrechnung – eigenständig klären, ohne auf Unterstützung angewiesen zu sein. So gelingt die Integration ins Team schnell und reibungslos!
• Förderung der Zusammenarbeit: Ein Intranet für Unternehmen ermöglicht es Teams und Abteilungen, ihre Arbeit besser zu koordinieren. Dies ist besonders wertvoll für Unternehmen mit Mitarbeitenden an verschiedenen Standorten.
• Stärkung der Unternehmenskultur: Ein Intranet für Unternehmen stellt Ressourcen wie Mailboxen, Diskussionsforen und Umfragen zur Verfügung, die helfen, die Mitarbeitenden stärker an die Mission, Vision und Werte des Unternehmens zu binden.
• Erleichterung der beruflichen Entwicklung: Ein Intranet für Unternehmen bietet eine Plattform für Schulungen und kontinuierliche Lernressourcen, die den Mitarbeitenden neue berufliche Entwicklungsmöglichkeiten eröffnen.
• Erhöhung des Teamengagements: Es wird ein Umfeld geschaffen, in dem die Meinung der Mitarbeitenden geschätzt wird, was das Engagement für das Unternehmen, die Arbeitsmotivation und das Zugehörigkeitsgefühl stärkt.

Interne digitale Plattform: Funktionen je nach Unternehmensgröße

Das Intranet für Unternehmen ist ein einzigartiger und dynamischer Raum. Kein Intranet gleicht dem anderen, da seine Funktionen je nach Größe und spezifischen Bedürfnissen des jeweiligen Unternehmens stark variieren. Eine aktuelle Marktanalyse zeigt, dass Unternehmen auf verschiedene Funktionen Wert legen:

Intranet für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU)

Kleine und mittlere Unternehmen benötigen einfache, aber effektive Lösungen, um ihre Ressourcen zu optimieren. Ihre größte Herausforderung besteht oft darin, viele unterschiedliche Plattformen und Tools zu nutzen, ohne diese vollständig zu vereinheitlichen. Hier kann ein Intranet für Unternehmen die Lösung sein. Bei der Auswahl von einem Intranet für Unternehmen legen KMUs häufig Wert auf folgende Funktionen:

• Zentralisierung von Informationen: Ein zentraler Ort für Dokumente, Richtlinien und interne Mitteilungen ist unerlässlich. Viele KMUs nutzen Google Workspace, doch die Suche nach der neuesten Version einer Richtlinie kann zeitaufwendig sein. Ein Intranet für Unternehmen stellt sicher, dass alle Informationen aktuell und leicht zugänglich sind.
• Kommunikationsmittel: Obwohl E-Mails in vielen KMUs nach wie vor die Hauptkommunikationsform sind, kann dies problematisch sein, wenn Mitarbeiter keinen Zugang zu Firmen-E-Mails haben. Ein Intranet für Unternehmen, das die Kommunikation zentralisiert, sorgt dafür, dass alle Mitarbeitenden unabhängig von ihrer Position Zugang zu relevanten Informationen haben.
• Effiziente Personalverwaltung: Prozesse wie Urlaubsanträge, Gehaltsabrechnungen und das Management von Ansprüchen können durch ein Intranet für Unternehmen automatisiert werden, was Fehler reduziert und Zeit spart. So wird die Personalverwaltung deutlich vereinfacht. Viele KMU in Deutschland verlassen sich bei diesen Aufgaben immer noch auf Tabellenkalkulationen, aber ein Intranet für Unternehmen kann diese Arbeit erheblich vereinfachen.
• Interne Schulung: Schulungen sind für die berufliche Entwicklung unerlässlich, und ein Intranet ist eine gute Möglichkeit, Kurse, Workshops und Ressourcen für alle Mitarbeitenden zugänglich zu machen. Dies fördert nicht nur das kontinuierliche Lernen, sondern erhöht auch die Motivation und das Engagement der Mitarbeitenden.
• Zugriffsberechtigungen: Ein Intranet für Unternehmen gewährleistet durch eine differenzierte Vergabe von Zugriffsberechtigungen die Informationssicherheit, indem jeder Mitarbeitende nur auf die für seine Tätigkeit relevanten Daten zugreifen kann.

Intranet für große Unternehmen

Die Anforderungen großer Unternehmen sind komplexer und erfordern skalierbare Lösungen. Ein modernes Intranet für Unternehmen ist entscheidend, um Prozesse zu vereinheitlichen, Mitarbeitende an verschiedenen Standorten zu vernetzen und die Informationssicherheit zu gewährleisten. Große Unternehmen legen oft besonderen Wert auf folgende Funktionen:

• Mehrsprachigkeit und geografische Segmentierung: Internationale Unternehmen benötigen ein Intranet für Unternehmen, das Inhalte in mehreren Sprachen bereitstellt und geografisch segmentiert ist, um Missverständnisse zu vermeiden und eine zielgerichtete Kommunikation sicherzustellen.
• Erweiterte Sicherheitsfunktionen: Datenschutz ist in großen Unternehmen von zentraler Bedeutung. Ein Intranet für Unternehmen muss robuste Zugriffskontrollen, Datenverschlüsselung und die Einhaltung internationaler Vorschriften wie der DSGVO gewährleisten.
• Globale Zusammenarbeit: Für Unternehmen mit verteilten Teams sind Tools wie Microsoft Teams, SharePoint oder benutzerdefinierte Integrationen unerlässlich, um eine reibungslose Kommunikation und Zusammenarbeit über verschiedene Abteilungen und Zeitzonen hinweg zu ermöglichen. Große Unternehmen berichten häufig von Problemen bei der Koordinierung globaler Projekte, weil es an einem synchronisierten Zugriff auf aktuelle Dokumente mangelt.
• E-Learning-Plattformen: In großen Unternehmen ist kontinuierliches Lernen von grundlegender Bedeutung für die Entwicklung der Mitarbeitenden. Ein Intranet für Unternehmen unterstützt kontinuierliches Lernen und die Entwicklung maßgeschneiderter Schulungsprogramme. Ein häufiges Problem ist die mangelnde Konsistenz der Schulungen in den verschiedenen Niederlassungen, was durch ein gut gestaltetes Intranet gelöst werden kann.
• Analysen und Berichte: Interaktive Dashboards und Analysetools bieten Einblicke in die Nutzung des Intranets für Unternehmen und helfen dabei, die Effektivität der internen Kommunikation zu messen und fundierte Entscheidungen zu treffen. So kann ein Intranet beispielsweise feststellen, dass Mitarbeitende in bestimmten Abteilungen nicht aktiv an internen Umfragen teilnehmen, was ein Hinweis auf mangelndes Engagement sein könnte.
• Rollenbasierte Anpassung: Ein gutes Intranet für Unternehmen bietet eine rollenbasierte Anpassung und stellt sicher, dass Mitarbeitende nur auf die Informationen zugreifen, die für ihre spezifische Rolle relevant sind.

Die Auswahl von dem richtigen Intranet für Unternehmen ist eine strategische Entscheidung, die an die spezifischen Bedürfnisse jedes Unternehmens und dessen Werte, Mission und Vision angepasst werden muss.

8 Fragen, die Sie sich vor der Einführung von einem Intranet für Unternehmen stellen sollten

Nachdem Sie alle Aspekte berücksichtigt und entschieden haben, dass Ihr Unternehmen tatsächlich ein Intranet braucht, ist es an der Zeit, sich an die Arbeit zu machen. Der Implementierungsprozess umfasst die Planung, die Kalkulation der Softwarekosten und die Kontaktaufnahme mit Anbietern.

Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Bevor Sie mit der Einführung von einem Intranet für Unternehmen beginnen, sollten Sie die folgenden Fragen berücksichtigen:

1. Was sind die Probleme, die ich lösen muss?

Ermitteln Sie die Probleme, die Sie lösen müssen, und definieren Sie den Zweck Ihres Intranets. Möchten Sie zum Beispiel die interne Kommunikation verbessern? Oder Prozesse optimieren? Oder einfach das Engagement der Mitarbeitenden erhöhen? Der erste Schritt besteht darin, Ihre Ziele zu definieren.

2. Welche besonderen Bedürfnisse hat mein Team?

Analysieren Sie die besonderen Bedürfnisse Ihres Teams. Benötigen Sie zum Beispiel Zugang zu internen Schulungen, Dokumentenmanagement oder Umfragen? Bewerten Sie alle Tools und wählen Sie die wichtigsten Funktionen, die Sie wünschen.

3. Soll ich ein individuelles Intranet oder ein bereits bestehendes Intranet wählen?

Wählen Sie die richtige Art der Plattform. SharePoint und Vip Connect sind gute, leicht verfügbare Optionen auf dem Markt. Berücksichtigen Sie die Benutzerfreundlichkeit, die Integration mit anderen internen Systemen und das verfügbare Budget. Eine Alternative ist der Abschluss eines Vertrags über eine Intranet-Paketlösung, die gebrauchsfertige Module bietet. Die Auswahl der richtigen Plattform macht 80 % des Erfolgs aus.

4. Welche Ressourcen benötige ich, um mein Zielpublikum zu erreichen?

Überlegen Sie, wie Sie Inhalte wie Nachrichten, Richtlinien, Verzeichnisse und interaktive Tools organisieren möchten. Die Struktur sollte für alle Mitarbeitenden intuitiv sein. Ein gut durchdachtes Intranet für Unternehmen sorgt dafür, dass es regelmäßig genutzt wird und echten Mehrwert bietet.

5. Wie können interne Daten optimal geschützt werden?

Setzen Sie auf klare Zugriffskontrollen und Datenschutzmaßnahmen. Definieren Sie Berechtigungen nach Rollen und Abteilungen, damit jeder Mitarbeitende nur die Informationen sieht, die für ihn relevant sind.

6. Wie kann ich ein personalisiertes Erlebnis für jeden Mitarbeitenden schaffen?

Erstellen Sie individuelle Profile mit wichtigen Informationen wie Name, Position und Kontaktdaten. Passen Sie die Berechtigungen an den Standort oder die Abteilung an, um eine maßgeschneiderte Nutzung zu ermöglichen.

7. Wie wirkt sich das Intranet für Unternehmen auf die Mitarbeitenden aus?

Bieten Sie Schulungen zur Nutzung an und überwachen Sie das System regelmäßig, um sicherzustellen, dass es die gewünschten Ziele erreicht. Nutzen Sie interaktive Tools, um den Austausch zwischen Mitarbeitenden und Führungskräften zu fördern.

8. Ist mehrsprachige Unterstützung notwendig?

Falls Ihr Unternehmen international tätig ist, sollten Sie mehrsprachige Inhalte bereitstellen und diese nach Standort strukturieren. So vermeiden Sie Missverständnisse – beispielsweise eine Happy-Hour-Ankündigung für ein Team, das in einem anderen Land arbeitet.

Wenn Sie eine gut durchdachte Entscheidung über die Funktionen Ihres Intranets treffen, können Sie das volle Potenzial dieser wichtigen Kommunikationsplattform ausschöpfen. Das steigert die Effizienz Ihres Unternehmens, fördert das Engagement Ihrer Mitarbeitenden und stellt sicher, dass sich Ihr Team an den Unternehmenswerten orientiert.