Intranet corporativa: O que é e porque precisa dela

Incorporar uma intranet na sua empresa aumenta a eficiência operacional e reforça a comunicação interna. Neste artigo, vamos analisar os benefícios oferecidos por esta ferramenta de comunicação e destacar algumas das melhores caraterísticas que ela oferece.

O que é uma Intranet Empresarial?

Uma intranet corporativa é uma plataforma inteligente que centraliza os sistemas de informação e comunicação internos de uma empresa. É uma rede exclusiva de uma organização, ou seja, é necessária autorização para aceder aos seus conteúdos.

Uma intranet empresarial é uma solução segura, controlada e altamente eficaz que pode ser utilizada por empresas de todas as dimensões, bem como por organizações públicas, universidades e outras instituições. Este artigo aborda a forma como as empresas podem tirar o máximo partido desta ferramenta.

Utilizações de uma Intranet Empresarial

Uma intranet empresarial oferece uma multiplicidade de funcionalidades, mas o melhor de tudo é que cada empresa pode adaptar a sua às suas necessidades específicas. Nem todas as organizações são iguais, e a intranet pode ser tão simples ou tão complexa quanto desejar. Na verdade, a escolha das funcionalidades mais adequadas depende de uma série de factores, incluindo os objectivos da sua empresa e as suas necessidades específicas e dimensão. Os seus objectivos podem ir desde a melhoria da comunicação interna até à gestão de processos-chave. As opções são infinitas. Continue a ler para descobrir 11 caraterísticas principais que o ajudarão a tirar o máximo partido desta incrível ferramenta.

1. Gestão de RH: Desde o carregamento da folha de pagamentos e a gestão dos pedidos de férias até à autorização de reembolsos e à facilitação do acesso aos contactos internos.

2. Centralização de documentos: Crie uma biblioteca centralizada de todos os documentos essenciais da sua empresa, incluindo protocolos, políticas, apresentações empresariais, guias e manuais.

3. Organização de eventos: Crie e gira eventos e actividades, incluindo controlo de presenças e listas de espera automáticas.

4. Publicar comunicados internos: Publique conteúdos que devem ser do conhecimento de todos: informações sobre formação obrigatória, datas de férias ou feriados, políticas actualizadas, etc.

5. Notícias e realizações: Partilhe as últimas novidades sobre iniciativas, sucessos e eventos da empresa; crie galerias de imagens de eventos, como o jantar de Natal da empresa.

6. Formação e aprendizagem contínua: Conceba plataformas de aprendizagem eletrónica com tutoriais, cursos, lições e exames. Pode até encorajar a utilização das plataformas oferecendo recompensas pelos resultados alcançados.

7. Inquéritos: Incentive o envolvimento e a participação através de inquéritos, sondagens, publicação de datas importantes, histórias da empresa e utilização de caixas de correio de sugestões e feedback.

8. Interação, colaboração e feedback: Integre plataformas de chat corporativas ou plataformas de produtividade e gestão do trabalho. Incentive os colaboradores a enviar mensagens, pedidos, comentários, sugestões ou mesmo queixas e acusações anónimas.

9. Integração com software externo: A intranet normalmente permite a integração com ferramentas que já fazem parte do ecossistema da empresa, como sistemas de CRM, plataformas de gestão de RH ou outros.

10. Organigrama da empresa: Trace a estrutura da equipa de modo a que os colaboradores possam ligar-se facilmente uns aos outros, procurando um nome, cargo ou localização. Idealmente, esta informação deve ser actualizada automaticamente. Os colaboradores devem também poder personalizar o seu perfil e adicionar as suas informações de contacto e até uma fotografia ou uma pequena biografia.

11. Aceda a partir de dispositivos móveis para chegar a todos os colaboradores: No passado, as intranets das empresas só eram acessíveis a partir do escritório, considerado um espaço seguro. No entanto, isso já não faz muito sentido. Atualmente, com o teletrabalho e uma grande parte da mão de obra que trabalha fora do escritório, os colaboradores precisam de poder aceder à intranet de forma segura a partir de qualquer dispositivo, onde quer que estejam.

Porque precisa de uma Intranet Corporativa?

Ter uma intranet traz uma série de benefícios para qualquer empresa, seja ela uma PME ou uma multinacional. As vantagens que a ferramenta proporciona poupam tempo e dinheiro, porque, para além de promover o trabalho em equipa, também melhora a eficiência e a produtividade de uma empresa.

Entre os benefícios da implementação de uma intranet corporativa, vale a pena mencionar os seguintes

• Optimiza a comunicação interna: uma intranet é um canal de informação fiável, centraliza a comunicação e facilita a interação entre os diferentes departamentos e equipas. Lembre-se que, para substituir a utilização do email ou reduzir a comunicação informal (via WhatsApp ou outras redes sociais) por um sistema de intranet, é necessário um plano de comunicação sólido
• Aumenta a eficiência e a produtividade: a automatização de tarefas e o acesso rápido à informação reduzem o tempo gasto em tarefas recorrentes ou na procura de documentos. Quantas vezes é que um dos seus colaboradores teve de pedir aos RH informações básicas sobre a empresa, ou mesmo a mesma informação várias vezes? A intranet pode ser um recurso de autosserviço que facilita as necessidades quotidianas dos colaboradores.
• Apoia a integração: uma boa intranet transforma a integração de um novo colaboradores num processo rápido e fácil. Imagine ter tudo num só local: o manual de boas-vindas, um vídeo do CEO que dá uma ideia da cultura da empresa e uma lista de tarefas úteis, como a configuração do seu e-mail. Os recursos de autosserviço significam que pode responder a perguntas frequentes, por exemplo, como pedir férias ou aceder à sua folha de pagamentos, sem ter de recorrer a mais ninguém. A integração na equipa torna-se rápida e fácil para todos!
• Incentiva a interação e a colaboração: permite que as equipas e os departamentos trabalhem de forma mais coordenada. Isto é particularmente importante para as empresas com colaboradores a trabalhar remotamente ou localizados em locais diferentes.
• Reforça os valores e a cultura organizacionais: fornece recursos como caixas de correio, fóruns de discussão e inquéritos, que ajudam a alinhar os colaboradores mais estreitamente com a missão, visão e valores da empresa.
• Facilita o desenvolvimento profissional: oferece recursos de formação e aprendizagem contínua, proporcionando novas oportunidades de crescimento e desenvolvimento profissional.
• Aumenta o envolvimento da equipa: cria um ambiente onde as opiniões dos colaboradores são valorizadas, aumentando o compromisso com a empresa, a motivação para o trabalho e o sentimento de pertença.

Plataforma digital interna: funcionalidades, em função da dimensão da empresa

A intranet corporativa é um espaço único e vivo. Não existem duas intranets iguais, pois as suas funcionalidades variam muito consoante a dimensão e as necessidades específicas de cada empresa. De acordo com as últimas análises de mercado, apresentamos de seguida algumas das principais funcionalidades solicitadas pelas empresas:

Intranet para PMEs

As pequenas e médias empresas precisam de soluções simples mas eficazes para otimizar os seus recursos. O seu maior desafio é a necessidade de utilizar muitas plataformas e ferramentas diferentes sem conseguir unificá-las totalmente. Uma intranet corporativa pode ser a chave para resolver estes problemas. Quando procuram e escolhem uma intranet, as PME tendem a valorizar caraterísticas como as seguintes:

• Centralização da informação: Ter um único local para armazenar documentos, políticas e comunicações internas é crucial. Muitas PME utilizam o Google Workspace, mas quando um colaboradores precisa de aceder à versão mais recente da política sobre trabalho remoto, por exemplo, nem sempre sabe onde a encontrar. Uma intranet empresarial garante que a informação está sempre actualizada e acessível.
• Ferramentas de comunicação: O e-mail continua a ser o canal mais utilizado para a partilha de notícias e comunicações nas pequenas e médias empresas, o que pode ser problemático se os colaboradores da linha da frente não tiverem um e-mail corporativo. Uma intranet que permita uma comunicação centralizada, garantindo que todos os colaboradores, independentemente da sua posição, têm acesso a informações relevantes, é uma solução fantástica.
• Gestão eficiente dos RH: Automatizar processos como pedidos de férias, acesso a folhas de pagamento e gestão de reclamações e reembolsos ajuda a poupar tempo e evita erros. Muitas PME em Espanha ainda dependem de folhas de cálculo para estas tarefas, mas uma intranet pode simplificar bastante este trabalho.
• Formação interna: A formação é essencial para o desenvolvimento profissional e uma intranet é uma boa forma de tornar os cursos, workshops e recursos acessíveis a todos os colaboradores. Isto não só incentiva a aprendizagem contínua, como também aumenta a motivação e o empenho dos colaboradores.
• Permissões de acesso: Garantir a segurança da informação é fundamental. Com uma intranet, as empresas podem definir permissões de acesso com base em funções ou departamentos, garantindo assim que cada colaborador só tem acesso ao que é necessário para o seu trabalho.

Intranet para grandes empresas

As necessidades das grandes empresas são mais complexas, exigindo soluções robustas e escaláveis. Uma intranet empresarial moderna é essencial para unificar processos, ligar colaboradores em diferentes locais e garantir a segurança da informação. Quando implementam uma intranet, as grandes organizações valorizam frequentemente caraterísticas como as listadas abaixo:

• Segmentação multilingue e geográfica: As empresas internacionais exigem frequentemente que o conteúdo das suas comunicações esteja em várias línguas e segmentado de acordo com a localização ou sede. Uma empresa com sucursais em vários países pode deparar-se com mal-entendidos se enviar comunicações globais sem as adaptar a cada língua ou contexto cultural.
• Segurança avançada: A proteção de dados nas grandes empresas é uma questão fundamental. Controlos de acesso sofisticados, encriptação de dados e conformidade com regulamentos internacionais, como o RGPD, são essenciais para a proteção de informações sensíveis. Por exemplo, uma violação de dados financeiros pode resultar em coimas significativas e danos para a sua reputação.
• Colaboração global: Com equipas espalhadas por vários locais, ferramentas como o Microsoft Teams, o SharePoint ou integrações personalizadas que facilitam o trabalho colaborativo e a comunicação entre departamentos e fusos horários são uma necessidade. As grandes empresas referem frequentemente problemas na coordenação de projectos globais devido à falta de acesso sincronizado a documentos actualizados.
• Plataformas avançadas de e-learning: Nas grandes empresas, a aprendizagem contínua é fundamental para o desenvolvimento dos colaboradores. Os sistemas de formação robustos permitem a conceção de programas personalizados e permitem um acompanhamento e medição eficientes dos resultados. Um problema comum é a falta de consistência na formação em diferentes ramos, algo que uma intranet bem concebida pode resolver.
• Análises e relatórios: Os dashboards interactivos e as ferramentas analíticas fornecem informações sobre a utilização da intranet, o nível de participação dos colaboradores e a eficácia das comunicações internas, permitindo assim uma tomada de decisão informada. Por exemplo, uma intranet pode detetar que os colaboradores de determinados departamentos não estão a participar ativamente em inquéritos internos, o que pode indicar problemas de falta de envolvimento.
• Personalização com base nas funções: Para empresas com estruturas hierárquicas complexas, um bom sistema de intranet deve permitir que cada utilizador aceda apenas às informações e ferramentas de que necessita para a sua função. Este sistema irá melhorar a experiência dos colaboradores e garantir a confidencialidade. Um exemplo típico é quando os colaboradores de um local acedem a informações destinadas a colaboradores de um local diferente, o que gera confusão e erros operacionais.

A seleção da intranet adequada é uma decisão estratégica que deve estar alinhada com as necessidades específicas de cada tipo de empresa e, naturalmente, com os valores, a missão e a visão da organização.

8 perguntas a fazer a si próprio antes de implementar uma intranet corporativa na sua empresa

Depois de considerar todos os aspectos e de ter decidido que a sua empresa precisa efetivamente de uma intranet empresarial, é altura de pôr mãos à obra. O processo de implementação envolve o planeamento, o cálculo dos custos do software e o contacto com os fornecedores.

Não sabe por onde começar? Para o ajudar a determinar o que a sua empresa realmente precisa, apresentámos algumas perguntas que deve fazer a si próprio:

1. Quais são os problemas que preciso de resolver?

Identifique os problemas que precisa de resolver e defina o objetivo da sua intranet. Por exemplo, pretende melhorar a comunicação interna? Ou otimizar processos? Ou simplesmente aumentar o envolvimento dos colaboradores? O primeiro passo é definir os seus objectivos.

2. Quais são as necessidades específicas da minha equipa?

Analise as necessidades específicas da sua equipa. Por exemplo, precisa de acesso a formação interna, gestão de documentos ou inquéritos? Avalie todas as ferramentas e escolha as principais funcionalidades que pretende.

3. Deve escolher uma intranet personalizada ou uma já existente?

Escolha o tipo certo de plataforma. O SharePoint e o Vip Connect são boas opções, facilmente disponíveis no mercado. Tenha em conta a facilidade de utilização, a integração com outros sistemas internos e o orçamento disponível. Uma alternativa é contratar um pacote de soluções de intranet, que oferece módulos prontos a utilizar. A seleção da plataforma certa é 80% do sucesso.

4. De que recursos vou precisar para chegar ao meu público-alvo?

Planeie a forma como os recursos serão organizados na sua intranet. Isto inclui notícias, políticas, diretórios e ferramentas interactivas. Certifique-se de que a estrutura é intuitiva para todos os utilizadores. Uma estrutura de conteúdos bem concebida garante que os seus colaboradores utilizem frequentemente a sua intranet.

5. Que precauções são necessárias para proteger os dados internos?

Inclua controlos de acesso e medidas de proteção de dados. Defina as permissões de acordo com as funções e os departamentos para garantir que cada colaboradores só tem acesso às informações que lhe dizem respeito.

6. Deseja criar uma experiência única para cada colaborador?

Crie perfis únicos para cada colaborador, incluindo informações importantes como o nome, o cargo e as informações de contacto. Configure permissões que adaptam a experiência com base na localização ou no departamento de cada pessoa.

7. Que impacto terá a experiência nos colaboradores?

Forneça formação sobre a utilização da intranet e acompanhe-a de perto para garantir que está a cumprir os seus objectivos. Considere ferramentas de interação que encorajem a comunicação bidirecional entre colaboradores e gestores.

8. Preciso de apoio multilingue?

Se a sua organização for multinacional, inclua suporte multilingue e segmente o conteúdo por localização geográfica. Por exemplo, evite anunciar a Happy Hour de um local aos colaboradores de outro país.

Tomar uma decisão informada sobre a funcionalidade da intranet permitir-lhe-á tirar o máximo partido desta importante forma de comunicação. Isto irá, por sua vez, melhorar a eficiência da sua empresa, o envolvimento dos colaboradores e garantir que os membros da sua equipa estão todos alinhados com os valores da sua empresa.