Email Lanceur d’Alerte : une voie vers l’éthique d’entreprise

Le signalement n’est pas un phénomène nouveau, mais il occupe une place de plus en plus importante dans le domaine du travail. Cette activité devrait être sans danger et, ces dernières années, un nombre croissant de lois ont été mises en œuvre dans toute l’Europe afin de protéger les lanceurs d’alerte. En avril 2018, la Commission européenne a proposé une nouvelle directive sur la dénonciation, visant à créer une cohérence dans l’ensemble de l’UE en ce qui concerne la protection des dénonciateurs. Depuis 2023, l’Espagne a mis en œuvre la Ley 2/2023, de 20 de febrero, tandis que l’année auparavant la France avait déjà adopté la loi 2022-401 du 21 mars 2022 pour renforcer la protection des lanceurs d’alerte, consacrée par la loi dite « Sapin 2 » de 2016.

Qu’est-ce qu’un email lanceur d’alerte ?

Un email lanceur d’alerte est un élément important pour la protection des travailleurs, mais il s’agit avant tout d’un outil de communication. Il s’agit d’un canal simple, sécurisé et confidentiel qui permet aux salariés, aux fournisseurs et aux clients de signaler toute conduite irrégulière ou tout problème d’ordre éthique, et d’y apporter une réponse efficace.

Pourquoi un email lanceur d’alerte?

Un email lanceur d’alerte est un instrument essentiel pour détecter les problèmes graves dans une entreprise, qu’il s’agisse de corruption, de fraude, de harcèlement sur le lieu de travail, de discrimination ou d’autres comportements qui ont un impact négatif sur l’entreprise et ses collaborateurs. L’email lanceur d’alerte offre un moyen sûr et confidentiel d’exprimer des préoccupations d’ordre éthique. Les sociétés peuvent ainsi prendre des mesures préventives et correctives pour garantir un environnement de travail éthique et transparent.

Quelles sont les conditions requises pour la mise en place d’un email lanceur d’alerte ?

La mise en place d’un email lanceur d’alerte efficace nécessite une conception qui garantisse deux éléments : la confidentialité et la sécurité. Ce système doit permettre des signalements anonymes et protéger les données personnelles des lanceurs d’alerte. En outre, les entreprises doivent garantir au moins deux conditions. La première est qu’il n’y aura pas de représailles à l’encontre des signaleurs et la seconde que des mesures seront prises pour résoudre les cas signalés. Les signalements peuvent également donner lieu à une indemnisation.

Les dix exigences fondamentales d’un canal de signalement :

1. Faciliter la transmission des informations: Le canal doit permettre une transmission facile et rapide des informations relatives aux infractions.
2. Garantie de confidentialité: Le canal doit garantir la confidentialité de toutes les personnes impliquées dans le signalement.
3. Communication souple : Le canal doit offrir la possibilité de soumettre des informations soit verbalement, soit par écrit.
4. Intégration des canaux: Tous les canaux d’information pouvant être créés à cette fin doivent être intégrés au sein de l’entreprise.
5. Traitement efficace de la communication : Le canal doit assurer un traitement adéquat de l’information au sein de la société.
6. Indépendance : Le système d’information doit être indépendant et nettement distinct des autres systèmes d’information internes.
7. Désignation d’une personne responsable : La société doit désigner une personne responsable pour le système de signalement.
8. Établissement de principes : Les politiques relatives aux principes du système de signalement et à la protection des lanceurs d’alerte doivent être définies.
9. Établissement de procédures : Des procédures pour la gestion de toutes informations reçues doivent être définies.
10. Garanties de protection : La société doit mettre en place des garanties pour protéger les lanceurs d’alerte en son sein.

Maintenant que nous avons établi l’importance et les exigences de la mise en œuvre d’un email lanceur d’alerte, parlons un peu des lois espagnoles sur le signalement. Où que vous soyez, votre pays aura des éléments en commun avec cette loi, mais pourra en différer sur certains points. Nous vous recommandons donc de consulter la loi qui vous concerne.

Les piliers fondamentaux de la Ley de Whistleblowing espagnole

La loi espagnole sur le signalement établit un cadre règlementaire pour régir la protection et le traitement des signalements. En particulier, dans un environnement d’entreprise. Ses principaux éléments sont les suivants :

1. Mise en place obligatoire d’un canal de signalement: Toutes les entités publiques et privées de plus de 50 salariés doivent inclure un email ou un autre canal de signalement.
2. Protection des lanceurs d’alertes : La loi vise à protéger les lanceurs d’alerte contre d’éventuelles représailles. Tout acte de représailles, tel que la discrimination ou le licenciement, est considéré comme illégal.
3. Autorité indépendante : Une autorité indépendante est mise en place pour superviser et garantir le respect de la loi. Cela garantit l’impartialité et l’efficacité du processus de signalement.

Qui est protégé par la Ley de Whistleblowing ?

La Loi sur la protection des Lanceurs d’Alerte (Ley de Whistleblowing) protège les personnes suivantes:

1. Les salariés du secteur public ou les salariés travaillant pour le compte d’autrui
2. Les travailleurs indépendants
3. Les actionnaires et les membres du conseil d’administration
4. L’ organe de direction et de supervision d’une entreprise, y compris les membres non exécutifs
5. Toute personne travaillant sous la supervision de contractants, de sous-traitants et de fournisseurs

Par conséquent, tout signalement d’une infraction en matière d’emploi est considéré comme valable, soit :

1. Dans le cadre d’une relation de travail déjà finalisée
2. Dans le cadre d’une relation de travail qui n’a pas encore commencé (infractions dans le processus de recrutement)
3. Les personnes appartenant à la catégorie de bénévoles, de volontaires, de stagiaires, de personnes en formation, d’internes, etc.
4. Les représentants légaux des salariés exerçant un rôle de conseil et d’accompagnement
5. Toute personne qui prête son concours à l’informateur dans le cadre de la procédure de signalement
6. Les individus tels que membres de la famille ou les collègues susceptibles de subir des représailles en raison des actions du lanceur d’alerte
7. Toute personne en mesure d’influencer l’entité juridique dans laquelle le signalement est impliqué

Infractions

La législation sur les lanceurs d’alerte prévoit les infractions suivantes au niveau européen :

1. Celles énumérées dans l’ annexe de la Directive (UE) 2019/1937 du Parlement Européen et du Conseil
2. Celles qui portent atteinte aux intérêts financiers de l’UE. En particulier, celles spécifiées à l’article 235 du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne (TFUE)
3. Les infractions aux pouvoirs et aides accordés par les États
4. Les infractions pénales ou administratives de nature grave ou très grave, notamment celles qui entraînent des pertes financières pour le Trésor public et la Sécurité sociale

Qui doit se conformer à la règlementation ?

Il est important de préciser que le non-respect de cette Loi est passible de sanctions juridiques et financières. Ces sanctions peuvent même être de nature pénale, En fonction de la gravité de l’infraction et les amendes pour les entreprises pouvant atteindre jusqu’à un million d’euros. Cependant, outre les sanctions, il existe une conséquence encore plus grave : la perte de confiance et de crédibilité des salariés.

Lorsque les salariés estiment qu’ils ne peuvent pas signaler un problème sans que cela ait des conséquences négatives sur leur carrière, la confiance qu’ils accordent à l’entreprise s’effrite. Cela peut à son tour entraîner une baisse de la productivité, de l’engagement et de la satisfaction au travail. Un email lanceur d’alertet permet non seulement d’éviter une amende, mais permet également d’instaurer un climat de confiance.

C’est ici que nous aimerions vous rappeler que cela ne doit pas impliquer une tâche supplémentaire et difficile pour votre entreprise. Avec Vip District, la mise en place d’un email lanceur d’alerte est facile. L’un de nos produits, Vip Connect, dispose d’un email lanceur d’alerte déjà intégré. En d’autres termes, avec Vip Connect, vous ne disposez pas seulement d’un réseau social d’entreprise qui a fait ses preuves. Non. Vous aurez également la garantie de respecter Loi sur la sur la protection des Lanceurs d’Alerte. Et surtout, vous disposerez de l’aspect le plus important, à savoir une équipe de collaborateurs engagés sur le lieu de travail. Ce qui se traduit par une main-d’œuvre plus efficace et plus loyale.