Mailbox di whistleblowing: un percorso verso l’etica aziendale

A partire dal 10 marzo 2023, l’Italia ha implementato la Legge 24/2023 sul Whistleblowing. Questa legislazione segna una pietra miliare nella protezione di chi denuncia e nella promozione di una cultura aziendale etica e trasparente. Uno degli elementi chiave di questa legge è l’obbligo per tutte le entità pubbliche e private con 50 o più dipendenti di avere una mailbox per i reclami. Ma perché è così importante? Facciamo un passo alla volta.

Che cos’è la mailbox di whistleblowing?

Una mailbox di whistleblowing è prima di tutto uno strumento di comunicazione. Sì, uno strumento che consente a dipendenti, fornitori e clienti di segnalare comportamenti irregolari. I reclami da parte dei dipendenti devono ora essere inoltrati in modo confidenziale e diretto. In questo modo, fornisce un canale sicuro per comunicare e affrontare efficacemente i problemi etici.

L’importanza di una mailbox di whistleblowing

Una mailbox di whistleblowing è uno strumento essenziale per individuare situazioni gravi in un’azienda. Che si tratti di corruzione, frode, molestie sul posto di lavoro, discriminazione e altri comportamenti che influenzano negativamente un’azienda e i suoi lavoratori. La mailbox per le denunce serve come mezzo sicuro e riservato per dare voce alle preoccupazioni etiche. Ciò consente alle organizzazioni di adottare misure preventive e correttive per garantire un ambiente di lavoro etico e trasparente.

Requisiti per l’implementazione di un box per i reclami

L’implementazione di una mailbox di reclami efficace richiede un design che garantisca due elementi: riservatezza e sicurezza. Dovrebbe consentire la presentazione di segnalazioni in forma anonima e proteggere i dati personali di chi riporta. Inoltre, le aziende devono garantire almeno due condizioni. Uno, che non ci saranno ritorsioni per chi denuncia, e un altro, che saranno prese misure per risolvere i casi segnalati. Può anche prevedere la possibilità per chi presenta una denuncia di ricevere un risarcimento per danni.

Quali sono i requisiti per un canale di whistleblowing?

1. Facilitare la trasmissione di informazioni: Il canale deve consentire una trasmissione facile e rapida delle informazioni relative alle infrazioni.
2. Garanzia di riservatezza: il canale deve salvaguardare la riservatezza di tutte le persone coinvolte nella denuncia.
3. Flessibilità nella comunicazione: Il canale deve offrire la possibilità di presentare le informazioni in forma scritta o verbale.
4. Integrazione dei canali. Nell’azienda, tutti i canali informativi che possono essere creati a questo scopo devono essere integrati.
5. Gestione efficace della comunicazione: Il canale deve garantire una gestione efficace delle informazioni all’interno dell’entità.
6. Indipendenza: il sistema informatico deve essere indipendente e chiaramente distinto da altri sistemi informatici interni.
7. Designazione di una persona responsabile: l’azienda deve avere una persona responsabile del sistema di whistleblowing.
8. Definizione dei principi: Devono essere definite le politiche relative ai principi del sistema di whistleblowing e della protezione di chi denuncia.
9. Creazione di procedure: È necessario creare procedure per la gestione delle informazioni in entrata.
10. Garanzie per la protezione: L’azienda deve stabilire delle garanzie per proteggere il whistleblower all’interno dell’organizzazione.

Abbiamo già capito che cos’è, la sua mportanza e i requisiti per implementare al meglio una mailbox di denunce. Parliamo ora un po’ della legge sul Whistleblowing.

I pilastri della Legge sul Whistleblowing

La Legge sul Whistleblowing stabilisce un quadro normativo che regola la protezione e la gestione delle denunce. Soprattutto nell’ambiente aziendale. I suoi elementi chiave includono:

1. Obbligo di avere un canale per i reclami: tutte le entità pubbliche e private con 50 o più dipendenti.
2. Protezione di chi denuncia: la legge cerca di proteggere da possibili sanzioni chi denuncia. Qualsiasi atto di ritorsione, come la discriminazione o il licenziamento, è considerato illegale.
3. Autorità indipendente: Viene istituita un’autorità indipendente per monitorare e garantire la conformità alla legge. Questo garantisce l’equità e l’efficacia del processo di denuncia.

Chi protegge la legge sui whistleblower?

Il Whistleblower Protection Act protegge le seguenti persone:

1. Dipendenti pubblici o impiegati in attività retribuite
2. Lavoratori autonomi
3. Azionisti e persone appartenenti all’organo di amministrazione
4. La direzione di un’azienda, compresi i membri non esecutivi
5. Qualsiasi persona che lavori sotto la supervisione di appaltatori, subappaltatori e fornitori.

In questo modo, si ritiene valida l’applicazione in qualsiasi caso di denuncia di una violazione del lavoro, sia che si tratti di:

1. Ambito di un rapporto di lavoro già concluso
2. Ambito di un rapporto di lavoro non ancora iniziato (violazioni nel processo di assunzione).
3. Persone con lo status di volontari, tirocinanti, stagisti, lavoratori in formazione
4. I rappresentanti legali dei dipendenti che svolgono un ruolo di consulenza e di supporto.
5. Persone fisiche che assistono il whistleblower nel processo di denuncia
6. Persone, come familiari o colleghi, che potrebbero subire ritorsioni per le azioni di chi denuncia.
7. Persone fisiche che hanno la capacità di influenzare la persona giuridica verso cui hanno un interesse

Infrazioni

La legislazione sul whistleblower o sul box di denunce è considerata una violazione a livello europeo:

1. Quelli elencati nell ‘Allegato alla Direttiva 2019/1937 del Parlamento e del Consiglio Europeo.
2. Quelli che riguardano gli interessi finanziari dell’UE. In particolare, quelli specificati nell’Articolo 235 del Trattato sul Funzionamento dell’Unione Europea (TFUE).
3. Violazione dei poteri e degli aiuti concessi dagli Stati.
4. Reati penali o amministrativi di natura grave o molto grave. Vale a dire, che comportano perdite finanziarie per il Tesoro e la Previdenza Sociale.

Chi deve rispettare la normativa?

È importante chiarire che la mancata osservanza della Legge sul Whistleblowing comporta sanzioni legali e finanziarie. Sanzioni che possono anche essere di natura penale, a seconda della gravità della violazione. Le multe, inoltre, possono arrivare fino a un milione di euro per le aziende. Ma oltre alle sanzioni, c’è una conseguenza ancora peggiore: la perdita di fiducia e di credibilità dei dipendenti.

Quando i lavoratori sentono di non poter segnalare un problema senza subire conseguenze negative per la loro carriera, perdono del tutto la fiducia nell’azienda. Questo, a sua volta, può comportare una diminuzione della produttività, dell’impegno e della soddisfazione sul lavoro. Avere una mailbox per i reclami non serve solo a evitare una multa, ma anche a creare un clima di fiducia.

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