Der Wert einer guten Mitarbeiterbefragung

Wissen Sie, wie sich Ihre Mitarbeiter wirklich fühlen? Eine professionelle Mitarbeiterbefragung ist eines der wirkungsvollsten Instrumente, um Mitarbeiterzufriedenheit zu messen, Herausforderungen frühzeitig zu erkennen und fundierte, datenbasierte Entscheidungen zu treffen. Doch um effektiv zu sein, müssen Befragungen durchdacht gestaltet sein, passende Fragen enthalten und über ein Tool durchgeführt werden, das sowohl die Teilnahme erleichtert als auch die Auswertung vereinfacht.

Unternehmen, die Mitarbeiterbefragungen strategisch einsetzen, erzielen eindeutige Vorteile: Mitarbeitende, die sich besser angehört fühlen, fühlen sich auch deshalb engagierter, was zu einer geringeren Fluktuation und einer stärkeren Unternehmenskultur führt.

In diesem Artikel befassen wir uns mit den verschiedenen Arten von Umfragen, die Sie verwenden können, mit den am besten geeigneten Fragen, die Sie stellen können, und damit, wie Sie die Ergebnisse analysieren und in konkrete Verbesserungen für Ihr Team und Ihr Unternehmen umsetzen können.

Welche Art von Mitarbeiterbefragung benötigt Ihr Unternehmen?

Für jedes strategische Ziel gibt es unterschiedliche Arten von Mitarbeiterbefragungen, mit denen Sie relevante Daten erfassen und fundierte Entscheidungen treffen können. Im Folgenden eine Übersicht über gängige Befragungstypen:

1. Engagement-Befragung: Ermittelt die emotionale Bindung und Motivation der Mitarbeitenden gegenüber dem Unternehmen. Dabei werden auch rationale Faktoren wie Arbeitsbedingungen, Entwicklungsmöglichkeiten und vorhandene Ressourcen berücksichtigt.
2. Zufriedenheitsbefragung: Analysiert, wie wohl sich Mitarbeitende in ihrer Rolle fühlen – unter anderem hinsichtlich Arbeitsumfeld, Benefits und Karrieremöglichkeiten.
3. Organisationsklima-Befragung: Misst die Wahrnehmung der Unternehmenskultur, der Führung sowie der internen Kommunikation. Wird häufig halbjährlich oder jährlich eingesetzt, um Probleme frühzeitig zu identifizieren.
4. Befragung zu Wohlbefinden und psychischer Gesundheit: Erfasst, wie sich die Arbeit auf das physische und mentale Wohlbefinden der Mitarbeitenden auswirkt. Unterstützt Programme für Gesundheitsmanagement und Work-Life-Balance.
5. Pulsbefragung: Kurze, regelmäßige Mitarbeiterbefragungen, die ein Stimmungsbild in Echtzeit liefern. Besonders hilfreich für kurzfristige Interventionen.
6. Diversitäts-, Gleichstellungs- und Inklusionsbefragung (DEI): Ermittelt, ob Mitarbeitende sich fair behandelt und wertgeschätzt fühlen. Essenziell für internationale und vielfältige Teams.
7. Onboarding-Befragung: Ideal zur Erfassung des ersten Eindrucks neuer Mitarbeitender. Üblicherweise nach der ersten Woche durchgeführt, um frühzeitig potenzielle Probleme zu erkennen.
8. Exit-Befragung: Wird beim Verlassen des Unternehmens durchgeführt und hilft, Kündigungsgründe zu verstehen, um daraus Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung abzuleiten. Mit diesen Informationen kann das Unternehmen seine Strategien anpassen, um die besten Talente zu halten.
9. Employee Net Promoter Score (eNPS): Der eNPS misst die Weiterempfehlungsbereitschaft und damit das Engagement auf einfache Weise mit einer einzigen Frage und ergänzt andere Mitarbeiterbefragungen sinnvoll. Ein hoher eNPS kann Ihnen signalisieren, dass Ihre eigenen Mitarbeitende perfekte Verbündete sind, wenn es darum geht, gute Kandidaten für Ihre offenen Stellen zu gewinnen.

Alle diese Befragungen sind Ausdruck aktiver Mitarbeitenden-Kommunikation entlang der Employee Journey.

Zentrale Fragen für eine effektive Mitarbeiterbefragung

Der Erfolg einer Mitarbeiterbefragung hängt nicht nur vom Typ der Befragung ab, sondern maßgeblich auch von der Qualität der Fragen. Diese sollten klar, relevant und handlungsorientiert formuliert sein. Hier einige wichtige Fragebeispiele:

Fragen zur Messung von Engagement und Motivation

Das Engagement der Mitarbeiter ist eng mit der Mitarbeiterbindung verbunden. Mit einer Mitarbeiterbefragung können Sie vorhersagen, ob ein Mitarbeitender loyal ist oder Gefahr läuft, sich nach anderen Möglichkeiten umzusehen. Zu diesem Zweck können Sie fragen:

• Fühlen Sie sich bei Ihrer täglichen Arbeit motiviert?
• Erleben Sie Ihre Tätigkeit als sinnvoll?
• Werden Ihre Leistungen ausreichend anerkannt?
• Identifizieren Sie sich mit den Unternehmenswerten?

Fragen zu Führung und Unternehmenskultur

Zu wissen, wie Mitarbeitende die Führung im Unternehmen wahrnehmen, kann ein Hinweis darauf sein, wie sie die Auswirkungen auf ihre Wahrnehmung des Arbeitsumfelds erleben. Sie können fragen:

• Ist die Kommunikation mit der Führungskraft transparent?
• Erhalten Sie ausreichende Unterstützung durch Ihre Vorgesetzten?
• Haben Sie Vertrauen in das Management?
• Fördert das Arbeitsumfeld Respekt und Zusammenarbeit?

Fragen zur Work-Life-Balance

Die Work-Life-Balance ist der Schlüssel zum Wohlbefinden eines Mitarbeitenden und steht in engem Zusammenhang mit seiner Produktivität und seiner Absicht, im Unternehmen zu bleiben. Beispielfragen:

• Gelingt Ihnen die Balance zwischen beruflichen und privaten Verpflichtungen?
• Haben Sie flexible Arbeitszeiten?
• Beeinträchtigt die Arbeit Ihre mentale Gesundheit oder Ihr Stresslevel?

Fragen zu Gleichstellung und Diversität

Das Gefühl, in einem integrativen Umfeld zu arbeiten, verbessert nicht nur das Engagement, sondern wirkt sich auch auf die Produktivität, das Arbeitsklima und das Wohlbefinden von Mitarbeitenden und Teams aus. Einige Fragen, die Sie stellen können:

• Haben alle Mitarbeitenden gleiche Entwicklungschancen?
• Fördert das Unternehmen aktiv Vielfalt?
• Haben Sie Benachteiligungen oder Diskriminierung erlebt?
• Wie bewerten Sie die Bemühungen des Unternehmens zur Schaffung eines inklusiven Umfelds?

Exit-Befragungen

Die Gründe für das Ausscheiden eines Mitarbeitenden zu kennen, ist eine sehr gute Möglichkeit, künftigen Fehlern des Unternehmens vorzubeugen. Wenn Sie diese Fehler behebn, schaffen Sie es, Ihre Mitarbeitenden zu halten. Folgende Fragen helfen Ihnen dabei:

• Was war der Hauptgrund für Ihren Austritt?
• Hätte etwas Ihre Entscheidung beeinflussen können?
• Wurden Ihre Erwartungen an die Position erfüllt?
• Was hätte das Unternehmen besser machen können?
• Welche Erwartungen hatten Sie und hat das Unternehmen Ihrer Meinung nach nicht erfüllt?

Bei der Erstellung von Fragen für eine Mitarbeiterbefragung ist es wichtig, dass sie klar, neutral und spezifisch sind. Vermeiden Sie zweideutige oder voreingenommene Antworten. Stellen Sie außerdem ein Gleichgewicht zwischen quantitativen (mit Antwortskalen) und qualitativen (mit offenen Fragen) Fragen her, um sowohl messbare Daten als auch tiefere Einblicke zu erfassen. Je nach Art der Umfrage ist es ratsam, Vertraulichkeit zu gewährleisten, damit Sie ehrliche Antworten erhalten und Vertrauen im Prozess aufbauen können.

Wie Sie das passende Tool für Ihre Mitarbeiterbefragung wählen

Die Wahl des besten Tools für eine Mitarbeiterbefragung kann den entscheidenden Unterschied ausmachen. Nicht nur in Bezug auf die Anzahl der Antworten, sondern auch darauf, wie einfach es für die Personalabteilung ist, die Ergebnisse zu erstellen, zu analysieren und zu nutzen.

Benutzerfreundlichkeit: Die Plattform sollte intuitiv, mobilfähig und datenschutzkonform sein – mit klarer Oberfläche und Sprachoptionen.

Flexibilität: Möglichkeit zur Anpassung von Fragen und Layouts. Templates und individuelle Anpassungen sind essenziell.

Automatisierung: Tools mit automatischen Auswertungen, Erinnerungen und Anbindungen an HR-Systeme sparen enorm viel Zeit.

Und vergessen Sie nicht die Datensicherheit und Vertraulichkeit. Damit die Mitarbeiter ehrlich antworten, müssen sie darauf vertrauen können, dass ihre Antworten anonym bleiben. Vertraulichkeit ist ein Muss. Gute Tools bieten Segmentierungen (z. B. nach Abteilungen) und sind DSGVO-konform.

Erfolgsfaktoren bei der Gestaltung einer guten Mitarbeiterbefragung

Wie können Sie sicherstellen, dass eine Mitarbeiterbefragung wirklich nützliche Informationen liefert? Von der Länge und dem Format bis hin zur Formulierung der Fragen – jedes Detail beeinflusst die Qualität der Umfrageergebnisse. Damit eine Mitarbeiterbefragung wertvolle Erkenntnisse liefert, sollten folgende Punkte berücksichtigt werden:

1. Kommunikation des Ziels: Erklären Sie vorab den Zweck und Nutzen der Befragung. Das schafft Vertrauen und steigert die Teilnahmebereitschaft.
2. Themenblöcke bilden: Strukturieren Sie die Befragung nach Themen wie Führung, Kommunikation oder Entwicklung.
3. Angemessene Länge: Zwischen 10 und 15 Fragen sind ideal. Lange Umfragen wirken abschreckend, zu kurze bleiben oberflächlich. Und auch eine angemessene Häufigkeit spielt eine Rolle : Umfragen zur Arbeitszufriedenheit können jährlich oder halbjährlich durchgeführt werden, während kürzere Pulsumfragen auf monatlicher Basis gut funktionieren.
4. Klare, neutrale Fragen: Vermeiden Sie Suggestivfragen und unklare Formulierungen. Anstelle von „Motiviert Sie Ihr Vorgesetzter und gibt er Ihnen Feedback?“ sollten Sie besser zwei separate Fragen stellen, um genauere Daten zu erhalten.
5. Passende Frageformate: Die Art der Frage wirkt sich auf die Qualität der Antworten aus. Mit Likert-Skalen (1-5) können Sie Trends messen, offene Fragen liefern detaillierte Informationen und Multiple-Choice-Fragen vereinfachen den Prozess. Eine Kombination von verschiedenen Formaten erleichtert die Datenerhebung, ohne die Mitarbeitenden zu überfordern.
6. Ergebnisse transparent machen und umsetzen: Kommunizieren Sie nach der Analyse die nächsten Schritte. Nur so entsteht nachhaltige Glaubwürdigkeit und Motivation zur erneuten Teilnahme.

Wenn Sie diese Best Practices befolgen, können Sie Mitarbeiterbefragungen entwickeln, die zur Verbesserung des Arbeitsumfelds beitragen und die Bedürfnisse der Mitarbeitenden erkennen, sei es in Bezug auf ihre berufliche Entwicklung, ihr allgemeines Engagement oder ihre Zufriedenheit.

Wie Sie die Ergebnisse einer Mitarbeiterbefragung analysieren

Sobald die Umfrage abgeschlossen ist, kommt der wichtigste Teil: die Interpretation der Umfrageergebnisse und ihre Umsetzung in echte Verbesserungen. Ohne eine gute Analyse verlieren alle gesammelten Informationen an Wert. Hier erfahren Sie, wie Sie dies auf praktische und effektive Weise tun können.

1. Kombinieren Sie quantitative und qualitative Auswertungen: Numerische Daten helfen bei der Messung von Trends, während offene Antworten tiefere Einblicke bieten. Idealerweise kombinieren Sie beide Ansätze, um ein vollständiges Bild zu erhalten.
2. Erkennen Sie Muster und Trends: Schauen Sie nicht nur auf die Prozentsätze. Ein Vergleich der Ergebnisse mit früheren Umfragen oder zwischen verschiedenen Gruppen kann wichtige Veränderungen aufzeigen und auf Bereiche mit Verbesserungsbedarf hinweisen.
3. Segmentieren Sie die Antworten für ein besseres Verständnis: Die Aufteilung der Daten nach Team, Seniorität oder Standort ermöglicht es Ihnen, spezifische Aktionspläne zu entwerfen und besser auf die Bedürfnisse der einzelnen Gruppen einzugehen.
4. Verwenden Sie Dashboards und Berichte, die das Verständnis erleichtern: Automatisierte Visualisierungen und Berichte helfen, schneller zur Entscheidung zu kommen. Tools wie Vip Connect bieten Echtzeitauswertungen und automatisierte Benachrichtigungen.

Vom Ergebnis zur konkreten Maßnahme

Eine Mitarbeiterbefragung ist nur dann sinnvoll, wenn sie in konkrete Schritte überführt wird.

Als Erstes müssen Sie Prioritäten setzen: Gibt es Bereiche mit geringer Arbeitszufriedenheit? Müssen die Führungskräfte ihre Kommunikation verbessern? Es ist also wichtig , auf die Stimme der Mitarbeitenden zu hören und entsprechend zu handeln.

Sobald die Schlüsselbereiche definiert sind, erstellen Sie einen Aktionsplan, leiten konkrete Maßnahmen ab, weisen Verantwortlichkeiten zu und setzen Sie klare Fristen.

Der nächste Schritt besteht darin, die Ergebnisse zu präsentieren. Wie sollen sie präsentiert werden? Konzentrieren Sie die Analyse für das Management auf die wichtigsten Daten und strategischen Vorschläge. Für die Mitarbeitenden steht Transparenz im Vordergrund: Die Darstellung der Ergebnisse und die Erläuterung der nächsten Schritte stärken ihr Vertrauen in den Prozess.

Messen Sie schließlich die Wirkung der umgesetzten Maßnahmen: Hat sich die Wahrnehmung des Arbeitsumfeldsverbessert, und fühlen sich die Mitarbeitenden mit den Veränderungen wohl? Die Festlegung klarer Indikatoren und eine regelmäßige Überwachung stellen sicher, dass die Verbesserungen im Laufe der Zeit nachhaltig sind. Und eine Folgebefragung wird sicherlich dazu beitragen, die Auswirkungen dieser Maßnahmen zu messen. Der Schlüssel liegt also darin, Mitarbeiterbefragungen als ein Instrument für kontinuierliche Verbesserungen und organisatorisches Wachstum zu betrachten.

Eine professionelle Mitarbeiterbefragung ist weit mehr als ein Stimmungsbarometer. Sie ist ein strategisches HR-Instrument zur Verbesserung des Arbeitsklimas, zur Mitarbeiterbindung und zurnachhaltigen Unternehmensentwicklung. Von der Auswahl des passenden Tools über die Gestaltung und Auswertung bis hin zur Umsetzung konkreter Maßnahmen – jede Phase ist entscheidend, um aus Feedback echte Fortschritte zu machen.