De nos jours, presque toutes les entreprises sont confrontées au même défi : comment centraliser les informations, améliorer la collaboration et, en même temps, garder les collaborateurs connectés et motivés.
Table des matières
Parmi les nombreuses options disponibles, SharePoint est probablement la plus connue. Mais ce n’est pas la seule. Le marché offre une grande variété d’outils : des intranets SaaS conçus pour la communication interne aux plateformes de collaboration en passant par les solutions open-source. La question n’est pas tant de savoir « quel est le meilleur », mais plutôt quel outil correspond le mieux aux besoins de votre entreprise.
SharePoint : Le standard de l’entreprise
Microsoft SharePoint est devenu l’une des solutions les plus utilisées dans les grandes organisations. Sa force réside dans la gestion des documents et l’intégration avec la suite Microsoft 365 (Outlook, Teams, OneDrive, etc.).
Ses points forts :
- Puissant en tant que référentiel de documents et gestionnaire de flux de travail.
- Haut niveau de sécurité et de contrôle des autorisations.
- Flexible grâce aux options de personnalisation.
Les limites :
- Nécessite des équipes informatiques pour les configurations et la maintenance.
- Peut être complexe pour les collaborateurs non techniques.
- L’adoption est souvent inégale : certains départements l’utilisent intensivement, d’autres s’y intéressent à peine.
Autres outils intranet et de communication
Au-delà de SharePoint, il existe d’autres solutions avec des approches différentes.
Intranets SaaS pour la communication interne
Des plateformes comme VIP Connect sont spécialement conçues pour la communication interne et l’engagement des employés. Elles sont axées sur la mobilité, faciles à utiliser et dotées de fonctions qui encouragent la participation : nouvelles, sondages, reconnaissance, notifications obligatoires, etc. Elles incluent également des analyses qui vous permettent de mesurer quels messages atteignent réellement les employés.
Comparatif : SharePoint vs VIP Connect
SharePoint et VIP Connect sont deux plateformes puissantes conçues pour améliorer la communication, la collaboration et la gestion de l’information au sein des entreprises, mais chacune avec des approches et des caractéristiques uniques.
SharePoint, largement reconnu et utilisé, se concentre sur la gestion des documents, les intranets d’entreprise et la collaboration en équipe. VIP Connect, quant à lui, se positionne comme une plateforme plus polyvalente et mobile, idéale pour les entreprises dont les équipes sont en première ligne ou sans bureau fixe, intégrant de multiples fonctions en un seul outil.
| Aspect | SharePoint | VIP Connect |
| Principaux points d’attention | Gestion de documents, intranet, collaboration en équipe. | Communication interne, réseau social d’entreprise, gestion de l’information et des événements. |
| Utilisabilité mobile | Application mobile disponible, mais à l’origine centrée sur le web. | Mobile-first, idéal pour les équipes en première ligne ou sans bureau fixe. |
| Collaboration | Des outils complets pour la co-édition, les flux de travail et la gestion des documents. | Messages, publications, événements programmés, concours et boîte à idées. |
| Gestion du contenu | Bibliothèques de documents, listes et versions avancées. | Contenu structuré avec des articles, des documents et des événements. Aide à la traduction et à la création de contenu grâce à l’IA. |
| Personnalisation | Hautement personnalisable grâce au développement et à la configuration. | Segmenter les utilisateurs et le contenu en fonction du type de salarié et des paramètres ; option « voir en tant qu’utilisateur segmenté ». |
| Intégrations | Intégré dans l’écosystème Microsoft 365. | S’intègre à de multiples plates-formes externes.(Voir plus) |
| Communication interne | Outils pour les annonces, les nouvelles et le contenu de l’entreprise. | Réseau social interne avec commentaires, enquêtes, lettres d’information automatisées et alertes dynamiques. |
| Gestion d’événements et d’activités | Capacité à créer des calendriers et des événements. | Publiez des événements et des activités avec inscription automatique, listes d’attente, rappels, etc. |
| Facilité d’utilisation pour les administrateurs | Des connaissances techniques sont nécessaires pour une configuration avancée. | Interface intuitive avec possibilité de visualiser la plateforme comme n’importe quel utilisateur segmenté. |
| Évolutivité | Hautement évolutif pour les grandes organisations. | Évolutif pour les moyennes et grandes entreprises, l’accent étant mis sur la communication et l’engagement. |
| Disponibilité des fonctionnalités | Backend robuste avec de nombreuses fonctionnalités en cours de développement. | Une grande variété de fonctions dans une plateforme évolutive. |
Le tout en un seul endroit avec une plateforme polyvalente et mobile !
Plates-formes d’expérience des salariés
Des solutions comme Staffbase ou LumApps combinent la communication interne avec des fonctions de culture d’entreprise et de personnalisation. Elles sont populaires auprès des entreprises qui souhaitent renforcer le sentiment d’appartenance.
Outils de collaboration
Slack, Microsoft Teams ou Google Chat ne sont pas des intranets au sens strict, mais ils sont largement utilisés comme canaux de communication rapide. Ils fonctionnent très bien pour les équipes dynamiques, bien qu’ils soient généralement complétés par un autre outil qui centralise le contenu et les nouvelles.
Solutions libres ou personnalisées
Certaines organisations choisissent de développer leur intranet en utilisant WordPress, Drupal ou d’autres plateformes. Elles offrent une liberté totale, mais nécessitent une équipe technique dédiée au développement, à la maintenance et à la sécurité.
Questions les plus fréquentes sur SharePoint et ses alternatives
À quoi sert SharePoint et quels en sont les avantages pour les organisations ?
SharePoint est une plateforme Microsoft conçue pour la gestion de documents, la collaboration et les portails intranet. Elle aide les organisations à centraliser les fichiers, à améliorer le travail d’équipe, à automatiser les flux de travail et à s’intégrer de manière transparente aux applications Microsoft 365 telles que Teams et Outlook.
Quels sont les principaux défis ou limites de l’utilisation de SharePoint ?
Parmi les difficultés les plus courantes, citons la complexité de la configuration, une courbe d’apprentissage abrupte et des coûts de personnalisation élevés. Les utilisateurs signalent souvent que l’interface peut sembler dépassée, et les petites entreprises peuvent la trouver trop avancée pour leurs besoins par rapport à des outils plus simples.
Quelles sont les alternatives à SharePoint les plus populaires pour la gestion de documents et la collaboration ?
Parmi les alternatives les plus populaires, citons Google Workspace (Docs, Drive et Sites), Confluence d’Atlassian, Monday.com, Box, Dropbox Business et VIP Connect de Vip District. Chacune offre des atouts différents en termes de facilité d’utilisation, d’intégration et d’évolutivité.
Comment des plateformes telles que Google Workspace, VIP District, Monday.com ou Confluence se comparent-elles à SharePoint ?
Google Workspace est souvent choisi pour sa simplicité et sa collaboration en temps réel. Monday.com se distingue pour la gestion de projets et de tâches avec une interface intuitive. Confluence est largement utilisé pour le partage des connaissances et la documentation d’équipe. SharePoint, quant à lui, excelle dans la personnalisation au niveau de l’entreprise, la sécurité et l’intégration de l’écosystème Microsoft. VIP Connect de Vip District est souvent utilisé comme un puissant outil de communication interne.
Quels facteurs les entreprises doivent-elles prendre en compte lorsqu’elles choisissent entre SharePoint et ses alternatives ?
Les facteurs clés sont la taille de l’entreprise, le budget, l’expertise technique, les besoins en matière de sécurité et l’intégration avec les outils existants. Pour les entreprises qui ont investi massivement dans Microsoft 365, SharePoint peut être le meilleur choix. Pour les équipes plus petites ou plus agiles, des alternatives comme Google Workspace ou Monday.com peuvent être plus rentables et plus conviviales.
Checklist pour choisir le bon outil ?
Avant de prendre une décision, il est important de définir clairement vos objectifs. Voici quelques critères que vous pouvez utiliser comme checklist :
- Objectif principal → Avez-vous surtout besoin de gestion de documents, de communication interne ou de collaboration en temps réel ?
- Facilité d’utilisation → Dans quelle mesure le système doit-il être intuitif pour les collaborateurs non techniques ?
- Mise en œuvre et ressources → Disposez-vous d’une équipe informatique ou préférez-vous un système « prêt à l’emploi » ?
- Mobile-first → Vous avez des équipes qui n’ont pas de bureau fixe, comme dans le commerce de détail, les usines ou la logistique ?
- Analyses → Vous souhaitez mesurer les messages lus et l’impact qu’ils génèrent ?
- Budget → Préférez-vous un investissement initial élevé avec plus de contrôle (par exemple, SharePoint) ou un modèle SaaS flexible ?
Scénarios par type d’entreprise
- Grandes entreprises dotées d’un service informatique solide → SharePoint est souvent le choix naturel des entreprises qui utilisent déjà des systèmes Microsoft, grâce à sa capacité d’intégration et de personnalisation.
- Entreprises de taille moyenne avec des équipes distribuées → Un intranet SaaS(VIPConnect, Staffbase, LumApps) peut être plus rapide à déployer et obtenir une plus grande adoption de la part des employés.
- Startups et scaleups → Commencez généralement par Slack ou Teams, puis ajoutez un intranet SaaS léger pour la communication interne.
- Organisations dotées d’une culture numérique avancée → Combinez plusieurs solutions : SharePoint pour les documents, Teams pour la collaboration et un intranet SaaS pour la communication et l’engagement.
Il n’existe pas de « meilleur » outil universel. L’essentiel est de définir vos objectifs : si vous avez surtout besoin de flux de documents, SharePoint peut convenir parfaitement. Mais si votre priorité est d’atteindre tous les collaborateurs, d’améliorer la communication et de renforcer la culture d’entreprise, un intranet SaaS comme VIP Connect peut être le complément idéal.
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