Digitalisering van MKB: Focuspunten en oplossingen voor 2025

Grote multinationals pakken vaak de headlines, maar de economische motor van Europa? Dat zijn toch echt de kleine en middelgrote bedrijven (MKB). Maar liefst 99% van de bedrijven in Europa is MKB’er en ze zorgen voor bijna de helft (48%) van alle banen. Toch lopen veel van hen nog tegen drempels aan als het gaat om die digitale transformatie.

In een wereld waar concurreren en efficiënt werken superbelangrijk zijn, is digitalisering voor het MKB echt geen vrijblijvende optie meer. Maar wat zijn nou de grootste uitdagingen voor het MKB bij dit proces en hoe kunnen ze die met technologie tackelen?

Uitdagingen voor MKB Digitalisering

Kleine en middelgrote bedrijven hebben zo hun eigen issues als het om digitalisering gaat. Waar grote jongens dikke budgetten en gespecialiseerde IT-teams hebben, moet het MKB het vaak doen met minder geld en minder technische kennis in huis. Digitalisering is ook niet alleen maar wat digitale tools implementeren, het gaat erom dat de mindset verandert en dat de manier van werken anders wordt.

De grootste uitdagingen? Even op een rijtje:

• Weinig features: Gewoonweg niet genoeg budget om vette technologie aan te schaffen.
• Weerstand tegen verandering: De bedrijfscultuur is nog erg analoog.
• Veel papierwerk: Te veel procedures en handmatige processen.
• Moeite met digitaal talent vinden: Er is behoefte aan gespecialiseerde mensen.
• Regelgeving: Steeds weer aanpassen aan nieuwe regels.

Ondanks deze obstakels is digitalisering juist een kans voor het MKB om efficiënter te werken, kosten te besparen en sterker te staan in die wereldwijde markt!

De voordelen van MKB Digitalisering

Bedrijven die vol voor digitalisering gaan, kunnen echt winst pakken, zoals:

• Efficiënt werken: Automatisering van saaie, herhalende taken en tijdbesparing.
• Kostenbesparing: Minder fouten in de administratie en snellere processen.
• Betere werknemerservaring: Toegang tot handige tools en extra’s die het werk leuker maken.
• Schaalbaarheid: De mogelijkheid om mee te bewegen met de groei van het bedrijf.
• Naleving van regelgeving: Veilige documentopslag en bescherming van gegevens.

De belangrijkste gebieden voor MKB digitalisering

Digitalisering verandert de belangrijkste onderdelen van een MKB-bedrijf, waardoor het efficiënter en effectiever wordt door processen te automatiseren, fouten te verminderen en betere beslissingen te nemen. Van de boekhouding tot HR, technologie in deze functies integreren zorgt ervoor dat het bedrijf makkelijker kan groeien met meer controle. We gaan nu kijken naar deze belangrijke gebieden, wat de impact is en waar bedrijven tegenaan lopen, mét handige oplossingen!

Boekhouding en facturatie

Wat digitalisering oplevert:

• Efficiënter werken: Automatisering van facturen, kostenbeheer en financiële rapporten. Minder handmatige fouten.
• Betere beslissingen: Real-time data voor een nauwkeurigere financiële planning.
• Naleving van regelgeving: Minder kans op fouten en boetes door de belastingregels te volgen.

Waar je vaak tegenaan loopt:

• Geen budget: Het idee dat tools duur zijn (wat vaak niet zo is!).
• Weerstand tegen verandering: Liever handmatig werken.
• Geen training: Moeite met nieuwe systemen.

Oplossingen:

• Er zijn gratis tools zoals QuickBooks en Xero. Daarnaast zijn er uitgebreidere betaalde opties zoals Holded en Sage, die het beheer van facturen, belastingen en saldi automatiseren. Digitale handtekeningprogramma’s zoals Signaturit, DocuSign en Signicat versnellen procedures met instanties en bedrijven, waardoor je minder papier gebruikt.

Sales en CRM

Wat digitalisering oplevert:

• Betere klantrelaties: Persoonlijke aanpak en het bijhouden van interacties.
• Meer sales: Kansen zien voor cross-selling en upselling.
• Klanten binden: Loyaliteit door snellere en persoonlijkere service.

Waar je vaak tegenaan loopt:

• Onduidelijkheid: Niet weten hoe je de benodigde velden en processen moet inrichten.
• Weerstand van het salesteam: Geen zin om de manier van activiteiten en data vastleggen te veranderen.

Oplossingen:

• Begin met simpele en betaalbare CRM-systemen (Customer Relationship Management) zoals Oddo, HubSpot, Pipedrive, Monday.com en Zoho CRM.
• Implementeer in stappen: eerst voor leadmanagement en later voor klantloyaliteit.
• Laat concrete voorbeelden zien om de resultaten te bewijzen.
  
  

Projectmanagement

Wat digitalisering oplevert:

• Betere organisatie en overzicht: Alle taken, deadlines en verantwoordelijken op één plek.
• Slimmer omgaan met middelen: Tijd en budget efficiënter inzetten.
• Betere samenwerking: Makkelijker samenwerken, zeker als je niet allemaal op dezelfde plek werkt.
• Minder fouten en vertragingen: Automatisering van workflows en alerts om onverwachte dingen te voorkomen.
• Analyse en continu verbeteren: Belangrijke cijfers om toekomstige projecten te optimaliseren.

Waar je vaak tegenaan loopt:

• Weerstand tegen verandering: Teams die gewend zijn aan spreadsheets of traditionele methoden.
• Geen training: Moeite met digitale tools zonder goede uitleg.
• Rommelige implementatie: Geen duidelijk plan bij het digitaliseren van processen.
• Te veel losse tools: Gebruik van verschillende platformen die niet met elkaar praten, wat leidt tot verwarring.
• Kosten te hoog: Het idee dat digitale oplossingen duur zijn of alleen voor grote bedrijven.

Oplossingen:

• Kies voor makkelijke en flexibele tools: Ga voor platformen zoals Trello, Asana of Monday.com, die een fijne interface en betaalbare abonnementen voor het MKB bieden.
• Geleidelijke training: Introduceer nieuwe tools stap voor stap, met tutorials en interne trainingen.
• Stel een duidelijk proces vast: Maak een stappenplan voor de implementatie om chaos te voorkomen.
• Begin met een pilot: Test de digitalisering in een klein project voordat je het in het hele bedrijf uitrolt.

Human Resources en personeelsmanagement

Het digitaliseren van HR in een MKB-bedrijf is niet alleen tijdbesparend, het gaat om beter talentmanagement, minder papierwerk en meer focus op strategie. Hierdoor kan HR zich richten op het aantrekken van talent en het verbeteren van de werknemerservaring.

En de impact op het team is groot. Goede software helpt je de ontwikkeling echt te volgen, prestaties te erkennen en de resultaten te verbeteren. Als medewerkers voelen dat het bedrijf in hen investeert, neemt de betrokkenheid toe, daalt het verloop en groeit het bedrijf.

Wat digitalisering oplevert:

• Efficiënte administratie: Automatisering van salarisadministratie, verlofregistratie en urenregistratie. Minder tijd kwijt aan handmatige en herhalende taken, minder fouten en meer tijd voor strategische zaken.
• Talent aantrekken en behouden: Digitale tools zorgen voor een betere werknemerservaring, met selfservice waar ze verlof kunnen regelen, in- en uitklokken en belangrijke informatie kunnen vinden.
• Talentontwikkeling: E-learning en performance monitoring platformen stimuleren professionele groei en verhogen de motivatie en loyaliteit van medewerkers.
• Sterke bedrijfscultuur: Faciliteert interne communicatie en afstemming van medewerkers op de bedrijfswaarden.

Waar je vaak tegenaan loopt:

• Geen budget: Het idee dat deze tools alleen voor grote bedrijven zijn.
• Weerstand: Medewerkers en managers die de voorkeur geven aan traditionele processen.
• Tijdgebrek: Het idee dat het implementeren van nieuwe technologie te veel tijd kost.

Oplossingen:

• Dit zijn een paar betaalbare tools die zijn aangepast aan het MKB
  • Cezanne HR of Factorial: voor verlof, salaris en urenregistratie.
  • Udemy Business, LinkedIn Learning of Coursera for Business: voor betaalbare online trainingen
  • Vip District (medewerkersportaal met een complete oplossing voor employee engagement, met modules voor interne communicatie, incentives, erkenning en personeelsvoordelen).
• Gefaseerde implementatie: Begin met de basisfunctionaliteiten, zoals urenregistratie, en breid geleidelijk uit naar geavanceerdere tools.
• Training: Laat medewerkers en managers zien hoe de tools hun werk makkelijker maken en de resultaten verbeteren.
• Verander de mindset: Benader digitalisering als een oplossing die HR-teams helpt, niet als een bedreiging.

Interne communicatie

Goede interne communicatie is cruciaal, zeker als het MKB groeit, en digitalisering tilt dit naar een hoger niveau. Als een MKB-bedrijf zijn interne communicatie handmatig en zonder centrale plek regelt, kunnen er snel problemen ontstaan: kwijtgeraakte berichten, misverstanden, dubbele informatie en late reacties worden de norm. Dit vertraagt de besluitvorming, zorgt voor frustratie binnen teams en vermindert de productiviteit. Zonder een digitaal platform om de communicatie te organiseren en te stroomlijnen, groeit de chaos mee met het bedrijf en bedreigt de efficiëntie. Het digitaliseren van dit proces voorkomt niet alleen deze problemen, maar versterkt ook de samenwerking en verbetert de flexibiliteit.

Wat digitalisering oplevert:

• Hogere productiviteit: Faciliteert teamwork, zeker bij hybride of remote werken.
• Sterkere bedrijfscultuur: Interactieve en dynamische content maakt het makkelijker om bedrijfswaarden en missie te communiceren.
• Betere samenwerking tussen afdelingen: Silo’s verdwijnen en de samenwerking wordt sterker.
• Meer duidelijkheid en afstemming: Alle medewerkers hebben real-time toegang tot dezelfde informatie, waardoor misverstanden worden voorkomen.
• Minder e-mail overload: Tools zoals bedrijfschats en samenwerkingsplatformen vervangen onnodige e-mails.
• Betere toegang tot informatie: Documenten, nieuws en updates staan centraal op digitale platformen, altijd en overal toegankelijk.

Waar je vaak tegenaan loopt:

• Technische complexiteit: Angst dat medewerkers de tools niet begrijpen.
• Informatie overload: Gebruik van te veel tools die niet met elkaar praten, wat leidt tot verwarring en dubbele informatie.
• Weerstand tegen verandering: Sommige medewerkers voelen zich comfortabel bij traditionele methoden en zien digitalisering als een complicatie in plaats van een verbetering.
• Weinig betrokkenheid: Medewerkers zijn niet betrokken bij de interne communicatie, waardoor het minder effectief is.
• Prioriteit voor andere zaken: Veel MKB-bedrijven investeren liever in sales of productie en laten interne communicatie links liggen.
• Toegangsproblemen: Als het gekozen platform geen toegang biedt aan medewerkers op de werkvloer of zonder bedrijfsmail, kan de informatie beperkt blijven.

Oplossingen:

• Personaliseer communicatie: Segmenteer berichten op basis van afdelingen, functieniveaus of specifieke interesses, in plaats van massale informatie te sturen.
• Implementeer makkelijke tools zoals Vip Connect, Microsoft Teams of Google Workspace.
• Zorg voor een goede balans in de hoeveelheid informatie: Creëer een duidelijke communicatiestrategie om overbelasting te voorkomen, prioriteer relevante informatie en centraliseer informatie op één platform.
• Moedig participatie aan: Creëer feedbackkanalen, enquêtes en discussieruimtes waar medewerkers hun mening kunnen geven en ideeën kunnen delen.
• Gebruik het platform om belangrijke informatie te delen die niet via e-mail kan worden gedeeld, zoals protocollen, verlofkalenders, handleidingen, etc.
• Effectiviteit meten: Gebruik statistieken zoals openings- en leespercentages van berichten, feedbackenquêtes of interactieanalyses om de strategie te verbeteren.
• Geef alle werknemers toegang: Implementeer mobiele apps of toegankelijke platformen zonder dat een bedrijfsmail nodig is (ideaal voor medewerkers op de werkvloer).

Extra voordelen en belongingen

Digitalisering brengt voordelen naar het MKB die voorheen alleen voor grote bedrijven waren weggelegd. Denk aan personeelsvoordelen en beloningen. Kortings- en incentiveplatformen voor medewerkers zijn makkelijk te beheren, boosten de motivatie met gamification en breiden het aanbod aan extra voordelen uit.

Het digitaliseren van secundaire arbeidsvoorwaarden vereenvoudigt niet alleen het beheer, maar verbetert ook de werknemerservaring en versterkt de waardepropositie van het bedrijf, waardoor het makkelijker wordt om talent aan te trekken en te behouden in een competitieve arbeidsmarkt.

Wat digitalisering oplevert:

• Betere toegang en personalisatie: Medewerkers kunnen hun benefits overal beheren en aanpassen aan hun behoeften.
• Tijdsbesparing: Automatisering van administratieve processen, waardoor HR minder werk heeft.
• Hogere tevredenheid en loyaliteit: Een goed beheerd benefitspakket verhoogt de betrokkenheid en vermindert het personeelsverloop.
• Betere werknemerservaring: Meer transparantie en makkelijke toegang tot kortingen, welzijnsplannen en andere incentives.
• Betere controle en meting: Je kunt analyseren welke benefits de grootste impact hebben en het aanbod optimaliseren op basis van de voorkeuren van medewerkers.

Waar je vaak tegenaan loopt:

• Onbekendheid met digitale oplossingen: Veel MKB-bedrijven weten niet van platformen die het beheer van benefits makkelijker maken.
• Perceptie van hoge kosten: Er wordt gedacht dat digitalisering alleen haalbaar is voor grote bedrijven.
• Moeilijke integratie met andere tools: Problemen met het koppelen van benefitsmanagement aan salarisadministratie en andere HR-systemen.
• Onduidelijkheid: Niet weten welke aanbiedingen of opties medewerkers het meest waarderen.

Oplossingen:

• Ontdek betaalbare platformen zoals Vip Incentives en Vip Savings.
  
  

• Informeer en train het team: Leg medewerkers en HR uit hoe het platform werkt en wat de voordelen zijn van het digitaliseren van dit proces.
• Implementeer flexibele oplossingen: Begin met een basisplan en breid uit op basis van de behoeften van het bedrijf en de feedback van medewerkers.

Integratie met HR-systemen en salarisadministratie: Gebruik platformen die compatibel zijn met software voor personeelsmanagement om dubbel werk te voorkomen.

Eén platform voor alles: de alles-in-één oplossing

Voor veel MKB-bedrijven kan het beheren van verschillende tools een uitdaging zijn. Daarom kan het kiezen voor platformen die verschillende functionaliteiten integreren het digitaliseringsproces enorm vereenvoudigen.

Vip District biedt zo’n alles-in-één oplossing die het volgende omvat:

• Leuke extra’s en beloningen voor medewerkers.
• Een medewerkersportaal en documentbeheer.
• Tools voor interne communicatie.

Met een geïntegreerd platform kunnen MKB-bedrijven hun werknemerservaring verbeteren, het beheer van middelen optimaliseren en de overstap naar digitalisering soepel laten verlopen.

Digitalisering: geen keuze, maar pure noodzaak

Een digitaal MKB-bedrijf is niet alleen efficiënter, maar staat ook sterker in die steeds ingewikkeldere markt. Of het nou gaat om de boekhouding, projectmanagement, sales, interne communicatie, arbeidsvoorwaarden en HR, elk digitaal stukje zorgt voor groei en maakt zowel klanten als werknemers meer tevreden. Tuurlijk, er zijn drempels zoals geen zin in verandering, te weinig kennis of bang zijn om te investeren, maar de oplossingen zijn er echt wel, met handige tools en slimme plannen. Door digitalisering slim aan te pakken, maak je je bedrijf niet alleen sneller en beter, maar ook klaar voor de toekomst!